Tầm quan trọng của việc kê khai hóa đơn khi thay đổi địa chỉ trụ sở

Trong quá trình hoạt động, việc doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh là điều thường xuyên xảy ra. Tuy nhiên, khi chuyển sang một địa bàn mới khác cơ quan thuế quản lý, một trong những vấn đề pháp lý quan trọng nhất mà bộ phận kế toán cần lưu tâm chính là việc xử lý số lượng hóa đơn còn tồn đọng. Việc lập Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng không chỉ là thủ tục hành chính bắt buộc mà còn giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi trong việc tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ, tránh lãng phí chi phí in ấn.

Nhân viên kế toán đang rà soát lại các hóa đơn GTGT trước khi thực hiện thủ tục chuyển vùng (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục hóa đơn năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các quy định về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ được thực hiện nghiêm ngặt theo hệ thống văn bản sau:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành các quy định về hóa đơn.

Cụ thể, theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, đối với các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh khi thay đổi tên, địa chỉ trụ sở nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu đề đã in sẵn. Tuy nhiên, trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và kèm theo bảng kê hóa đơn chưa sử dụng.

Các mẫu hóa đơn đỏ cần được kê khai chính xác về ký hiệu và số lượng tồn (ảnh minh họa)

Mẫu Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng chi tiết

Dưới đây là mẫu bảng kê được sử dụng phổ biến trong hồ sơ chuyển vùng thuế của doanh nghiệp:

BẢNG KÊ HÓA ĐƠN CHƯA SỬ DỤNG CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN

CHUYỂN ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH KHÁC ĐỊA BÀN CƠ QUAN THUẾ QUẢN LÝ

(Đính kèm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn)

1. Tên tổ chức, cá nhân: ....................................................................................................

2. Mã số thuế: .....................................................................................................................

3. Các loại hóa đơn chưa sử dụng: ..................................................................................

STT	Tên loại hóa đơn	Ký hiệu mẫu	Ký hiệu hóa đơn	Số lượng	Từ số	Đến số
1	Hóa đơn giá trị gia tăng	01GTKT2/001	AA/14T	100,000	1	100,000
2	...	...	...	...	...	...

………, ngày………tháng………năm……… NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện kê khai

Để đảm bảo hồ sơ được cơ quan thuế chấp nhận nhanh chóng, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

1. Tính chính xác của số liệu: Số lượng hóa đơn từ số... đến số... phải khớp tuyệt đối với Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC) tính đến thời điểm chuyển đi.
2. Thời hạn nộp: Bảng kê này phải được nộp cùng với thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đi.
3. Tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ: Sau khi hoàn tất thủ tục tại nơi đi, doanh nghiệp nộp Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng và Thông báo phát hành hóa đơn mới (ghi rõ việc tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ) cho cơ quan thuế nơi chuyển đến. Đừng quên đóng dấu địa chỉ mới lên các tờ hóa đơn này trước khi xuất cho khách hàng.

Việc tuân thủ đúng các quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, đồng thời tạo sự minh bạch trong công tác quản lý tài chính kế toán của đơn vị.