Việc đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc không chỉ là nghĩa vụ mà còn là quyền lợi sát sườn của mỗi cá nhân khi thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều người nộp thuế vẫn chưa nắm rõ các mốc thời gian quan trọng, dẫn đến việc bị từ chối giảm trừ một cách đáng tiếc.

Thời hạn đăng ký người phụ thuộc: Những mốc thời gian "vàng" cần nhớ

Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh được phân chia cụ thể theo từng đối tượng và phương thức quyết toán thuế.

Đối với người nộp thuế ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập

Nếu bạn là người lao động làm công ăn lương và ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế thay, thời hạn đăng ký thuế cho người phụ thuộc chậm nhất là 10 ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế hàng năm. Căn cứ theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm đối với tổ chức chi trả thu nhập là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là ngày 31/3).

Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế

Trường hợp cá nhân tự mình thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế, thời hạn đăng ký người phụ thuộc cũng là chậm nhất 10 ngày làm việc trước ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là ngày 30/4).

Trường hợp đặc biệt: Người phụ thuộc khác

Cần lưu ý đặc biệt đối với nhóm "người phụ thuộc khác" (như anh, chị, em ruột; ông, bà nội/ngoại; cô, dì, chú, bác, cháu ruột... không nơi nương tựa). Theo hướng dẫn tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, thời hạn đăng ký cho đối tượng này chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế. Nếu quá thời hạn này, người nộp thuế sẽ không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm đó.

"Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc." - Trích khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Thủ tục đăng ký người phụ thuộc: Đơn giản và nhanh chóng

Hiện nay, việc đăng ký người phụ thuộc đã được đơn giản hóa rất nhiều thông qua các nền tảng điện tử. Theo Thông tư 105/2020/TT-BTC, người nộp thuế có thể lựa chọn một trong hai cách:

• Ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập: Người lao động chỉ cần nộp văn bản ủy quyền và bản sao các giấy tờ pháp lý của người phụ thuộc (CCCD/CMND, Giấy khai sinh hoặc Hộ chiếu) cho bộ phận kế toán của công ty.
• Tự đăng ký trực tiếp: Người nộp thuế nộp hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý. Hồ sơ bao gồm Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TCT và các giấy tờ chứng minh liên quan.

Ngoài ra, cần phân biệt rõ giữa thời hạn đăng ký và thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc. Theo quy định, thời hạn nộp hồ sơ chứng minh là trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Để đảm bảo quyền lợi tối đa, người nộp thuế nên chủ động rà soát danh sách người phụ thuộc ngay từ đầu năm hoặc ngay khi phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng. Việc nắm vững các quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 126/2020/NĐ-CP sẽ giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có trong quá trình quyết toán thuế.