Trong thực tế thị trường lao động, không hiếm trường hợp người lao động sau khi nghỉ việc vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan mà "bỏ quên" cuốn sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) tại đơn vị cũ. Có người sau 5 năm, thậm chí 10 năm, khi chuẩn bị làm thủ tục hưởng chế độ hưu trí hoặc chuyển sang đơn vị mới mới sực nhớ ra mình chưa chốt sổ. Câu hỏi đặt ra là: Nghỉ việc đã nhiều năm thì có lấy lại được sổ BHXH không?

Doanh nghiệp có quyền giữ sổ BHXH của người lao động sau khi nghỉ việc không?

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014, sổ BHXH là căn cứ để giải quyết các chế độ bảo hiểm cho người tham gia. Về nguyên tắc, người lao động có quyền tự quản lý sổ của mình. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, doanh nghiệp thường là bên giữ sổ để thực hiện các thủ tục trích đóng hàng tháng.

Khi chấm dứt hợp đồng lao động, trách nhiệm của người sử dụng lao động đã được quy định rất rõ ràng. Cụ thể, tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 (có hiệu lực từ 01/01/2021) nêu rõ:

"3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;"

Đồng thời, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cũng tái khẳng định doanh nghiệp phải phối hợp với cơ quan BHXH để trả sổ và xác nhận thời gian đóng cho người lao động. Như vậy, việc trả sổ là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp, không phụ thuộc vào việc người lao động nghỉ việc đã bao lâu.

Cách đòi lại sổ BHXH khi công ty cũ vẫn đang hoạt động

Nếu bạn nghỉ việc đã nhiều năm nhưng công ty cũ vẫn tồn tại, bước đầu tiên và quan trọng nhất là hãy liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự hoặc công đoàn công ty để yêu cầu nhận lại sổ. Pháp luật không quy định thời hiệu để người lao động nhận lại sổ, do đó bạn vẫn hoàn toàn có quyền đòi lại quyền lợi chính đáng này.

Trong trường hợp doanh nghiệp cố tình gây khó dễ hoặc từ chối trả sổ, người lao động có thể thực hiện các bước sau:

• Gửi đơn kiến nghị: Yêu cầu Ban Giám đốc công ty giải quyết theo đúng quy định của Bộ luật Lao động 2019.
• Khiếu nại đến cơ quan chức năng: Nếu công ty vẫn không thực hiện, bạn có thể gửi đơn khiếu nại đến Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi công ty đặt trụ sở.
• Khởi kiện ra Tòa án: Theo quy định về tranh chấp lao động, đây là hành vi vi phạm quyền lợi người lao động và bạn có thể khởi kiện dân sự để yêu cầu bồi thường nếu việc chậm trả sổ gây ra thiệt hại (ví dụ: không làm được thủ tục hưởng bảo hiểm thất nghiệp).

Cần lưu ý rằng, theo Nghị định 28/2020/NĐ-CP, hành vi không trả sổ BHXH cho người lao động có thể bị xử phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy vào số lượng người lao động bị vi phạm.

Xử lý thế nào khi công ty cũ đã giải thể hoặc phá sản?

Đây là tình huống phức tạp hơn nhưng không phải là không có lối thoát. Nếu doanh nghiệp đã chấm dứt hoạt động, người lao động cần xác định xem sổ của mình đã được chốt hay chưa:

1. Trường hợp đã chốt sổ nhưng bị thất lạc

Nếu công ty đã hoàn tất thủ tục chốt sổ trước khi giải thể nhưng bạn chưa kịp nhận hoặc đã làm mất, bạn có thể làm thủ tục cấp lại sổ BHXH do bị mất. Theo hướng dẫn tại Quyết định 505/QĐ-BHXH, hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
• Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi bạn tham gia trước đó hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến.

2. Trường hợp chưa chốt sổ

Nếu doanh nghiệp nợ tiền bảo hiểm hoặc giải thể mà chưa kịp chốt sổ, người lao động hãy liên hệ với cơ quan BHXH nơi công ty cũ đóng bảo hiểm để yêu cầu xác nhận thời gian đóng BHXH đến thời điểm công ty đã đóng đủ tiền. Phần thời gian công ty còn nợ sẽ được ghi nhận và chốt bổ sung sau khi có nguồn kinh phí xử lý nợ theo quy định của Chính phủ.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Dù nghỉ việc nhiều năm, quyền lợi về BHXH của bạn vẫn luôn được pháp luật bảo vệ. Tuy nhiên, để tránh những rắc rối không đáng có, người lao động nên chủ động kiểm tra quá trình đóng bảo hiểm của mình qua ứng dụng VssID. Việc nắm giữ cuốn sổ BHXH trong tay không chỉ giúp bạn an tâm về quyền lợi hưu trí sau này mà còn là điều kiện tiên quyết để hưởng các chế độ ngắn hạn như bảo hiểm thất nghiệp hay thai sản.

Nếu bạn đang gặp vướng mắc trong việc đòi lại sổ BHXH từ đơn vị cũ, đừng ngần ngại liên hệ với các trung tâm tư vấn pháp luật để được hỗ trợ bảo vệ quyền lợi kịp thời.