Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi người lao động. Tuy nhiên, thực tế không ít trường hợp cá nhân khi tự đi quyết toán thuế lại gặp phải "bức tường" từ phía công ty cũ: từ chối cấp hoặc chậm trễ trong việc cung cấp chứng từ khấu trừ thuế. Điều này không chỉ gây khó khăn cho việc hoàn thiện hồ sơ mà còn có nguy cơ khiến người lao động mất đi số tiền hoàn thuế đáng kể. Vậy pháp luật quy định ra sao và bạn cần làm gì trong tình huống này?

Trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp trong việc cấp chứng từ khấu trừ thuế

Theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập có nghĩa vụ rõ ràng:

"Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ."

Như vậy, trừ trường hợp bạn ủy quyền cho công ty quyết toán thay, còn lại trong mọi tình huống bạn tự quyết toán, công ty bắt buộc phải cấp chứng từ này khi bạn yêu cầu. Việc từ chối cung cấp là hành vi vi phạm quy định về quản lý thuế.

Các bước xử lý khi công ty không hợp tác

Nếu bạn đã liên hệ nhưng công ty vẫn "im hơi lặng tiếng" hoặc cố tình gây khó dễ, hãy thực hiện theo các bước sau để bảo vệ quyền lợi của mình:

Bước 1: Gửi yêu cầu chính thức bằng văn bản

Thay vì chỉ gọi điện hay nhắn tin, bạn nên gửi một email chính thức hoặc thư đảm bảo đến bộ phận nhân sự/kế toán của công ty. Trong thư cần nêu rõ căn cứ pháp lý tại Thông tư 111/2013/TT-BTC và thời hạn mong muốn nhận được chứng từ (thường là trước ngày 30/04 hàng năm theo điểm b khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019).

Bước 2: Phản ánh tới cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp

Trường hợp công ty vẫn không thực hiện, bạn có quyền gửi đơn phản ánh hoặc công văn đề nghị hỗ trợ tới Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế nơi doanh nghiệp đó đặt trụ sở. Cơ quan thuế sẽ có biện pháp đôn đốc, nhắc nhở hoặc thanh tra, kiểm tra hành vi chấp hành pháp luật thuế của doanh nghiệp.

Trường hợp đặc biệt: Công ty đã giải thể hoặc phá sản

Một tình huống khá phổ biến là người lao động muốn quyết toán nhưng công ty cũ đã chấm dứt hoạt động. Trong bối cảnh này, Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 126/2020/NĐ-CP đã có những cơ chế linh hoạt.

Cụ thể, nếu tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ do đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào cơ sở dữ liệu của ngành thuế (thông tin do doanh nghiệp đã kê khai, nộp thuế trước đó) để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế bản giấy.

Mức xử phạt đối với hành vi không cấp chứng từ khấu trừ thuế

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi vi phạm về chứng từ, hóa đơn có thể chịu mức phạt tiền từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng tùy vào mức độ và tính chất vi phạm.

Lời khuyên từ chuyên gia: Để tránh rơi vào tình thế bị động, người lao động nên yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế ngay tại thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động hoặc ngay sau khi kết thúc năm dương lịch. Việc chủ động lưu giữ các bản sao bảng lương, hợp đồng lao động cũng là bằng chứng quan trọng để đối chiếu với cơ quan thuế khi cần thiết.

Trên đây là nội dung tư vấn chi tiết về xử lý tình huống công ty không cung cấp chứng từ khấu trừ thuế. Hy vọng thông tin này giúp bạn bảo vệ được quyền lợi chính đáng của mình trong kỳ quyết toán thuế.