Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 không chỉ là dịp để tôn vinh những đóng góp của phái đẹp mà còn là cơ hội để các doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm, tri ân đối với đội ngũ lao động nữ. Những món quà ý nghĩa, những bó hoa tươi thắm được trao đi mang theo thông điệp gắn kết bền vững. Tuy nhiên, đứng dưới góc độ quản lý tài chính và thuế, câu hỏi đặt ra là: Chi phí mua quà tặng ngày 20/10 có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN hay không?

1. Chi phí quà tặng 20/10 có bản chất là gì trong quy định thuế?

Để xác định một khoản chi có được trừ hay không, trước hết chúng ta cần định danh chính xác bản chất của khoản chi đó. Theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 78/2014/TT-BTC), các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động được coi là chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

Cụ thể, các hoạt động phong trào kỷ niệm ngày Quốc tế phụ nữ 8/3 hay ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 được xếp vào nhóm chi phí phúc lợi. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp hoàn toàn có cơ sở pháp lý để hạch toán khoản chi này vào chi phí hợp lý, miễn là đáp ứng đủ các điều kiện đi kèm.

"Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động... và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác."

2. 03 điều kiện "vàng" để chi phí quà tặng 20/10 được trừ

Dù được thừa nhận là chi phí phúc lợi, nhưng để cơ quan thuế chấp nhận khi quyết toán, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

• Thứ nhất: Khoản chi phải thực tế phát sinh. Doanh nghiệp cần có các quyết định của Ban Giám đốc, kế hoạch tổ chức hoặc quy chế tài chính quy định rõ về việc tặng quà nhân ngày 20/10.
• Thứ hai: Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Nếu mua quà tặng từ các đơn vị kinh doanh, doanh nghiệp phải yêu cầu xuất hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng).
• Thứ third: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

3. Hạn mức chi phúc lợi: Đừng để "vượt rào"!

Một lưu ý cực kỳ quan trọng mà các kế toán thường bỏ sót chính là hạn mức chi. Pháp luật không cho phép doanh nghiệp chi phúc lợi vô hạn định. Tổng số chi có tính chất phúc lợi (bao gồm cả quà tặng 20/10, nghỉ mát, hiếu hỷ...) không được quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Cách xác định lương bình quân:

Việc xác định 01 tháng lương bình quân được tính bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Nếu doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì chia cho số tháng thực tế hoạt động. Nếu tổng chi phúc lợi trong năm vượt quá con số này, phần vượt quá sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

4. Tặng quà nhân viên có phải xuất hóa đơn không?

Đây là vấn đề gây nhiều tranh cãi nhưng quy định hiện hành tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã nêu rất rõ: Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng.

Như vậy, khi doanh nghiệp xuất quà tặng cho nhân viên (dù là quà mua ngoài hay sản phẩm của chính công ty), doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn điện tử, kê khai thuế GTGT đầu ra như bán hàng bình thường. Giá tính thuế GTGT trong trường hợp này là giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động tặng quà.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo an toàn về mặt pháp lý, doanh nghiệp nên:

1. Quy định cụ thể mức chi quà tặng 20/10 trong Quy chế tài chính hoặc Thỏa ước lao động tập thể.
2. Lưu trữ đầy đủ danh sách nhân viên nhận quà có ký nhận để chứng minh khoản chi là thực tế.
3. Kiểm soát tổng quỹ chi phúc lợi trong năm để không vượt quá hạn mức 01 tháng lương bình quân.

Hy vọng bài viết đã giúp quý độc giả làm rõ các vấn đề xoay quanh chi phí mua quà tặng ngày 20/10. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về chính sách thuế TNDN hoặc hóa đơn chứng từ, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu.