Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với sự ra đời của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định này đã có những thay đổi căn bản. Nếu không nắm rõ, doanh nghiệp rất dễ bị xử phạt hành chính với mức tiền không hề nhỏ.

Quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Kể từ ngày 01/07/2022, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức, cá nhân trả thu nhập bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Đây là một bước tiến lớn trong việc số hóa thủ tục hành chính, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn.

Theo khoản 5 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP):

"Chứng từ điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế."

Doanh nghiệp nào vẫn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ?

Một trong những thắc mắc phổ biến nhất của kế toán hiện nay là: Sử dụng chứng từ điện tử có phải nộp báo cáo BC26 hay không?

Câu trả lời là KHÔNG. Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, dữ liệu đã được truyền trực tiếp đến hệ thống của cơ quan thuế khi doanh nghiệp lập chứng từ. Do đó, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng chứng từ định kỳ theo quý như đối với chứng từ giấy.

Tuy nhiên, nghĩa vụ báo cáo vẫn áp dụng đối với các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp vẫn còn tồn và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng giấy (mua của cơ quan thuế).
• Các trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế cho phép sử dụng chứng từ giấy trong giai đoạn chuyển tiếp hoặc do sự cố hệ thống.

Theo Điều 38 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ (mẫu BC26/BLG) theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo.

Mức xử phạt "nặng tay" khi chậm nộp báo cáo

Nếu thuộc đối tượng phải nộp báo cáo mà doanh nghiệp quên hoặc chậm nộp, mức phạt sẽ được áp dụng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định các mức phạt như sau:

• Phạt cảnh cáo: Nếu nộp chậm từ 01 đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 1.000.000 - 3.000.000 đồng: Nếu nộp chậm từ 01 đến 10 ngày.
• Phạt tiền từ 2.000.000 - 4.000.000 đồng: Nếu nộp chậm từ 11 đến 20 ngày.
• Phạt tiền từ 4.000.000 - 8.000.000 đồng: Nếu nộp chậm từ 21 đến 90 ngày.
• Phạt tiền từ 5.000.000 - 15.000.000 đồng: Nếu nộp chậm trên 91 ngày hoặc không nộp báo cáo.

Như vậy, mức phạt cao nhất có thể lên tới 15 triệu đồng. Đây là con số không hề nhỏ, đòi hỏi bộ phận kế toán phải cực kỳ cẩn trọng trong việc theo dõi thời hạn và đối tượng báo cáo.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Hãy nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử hoàn toàn để loại bỏ gánh nặng báo cáo BC26 và giảm thiểu rủi ro sai sót pháp lý.