Trong hoạt động quản lý tài chính và kế toán, việc đảm bảo tính đúng đắn về thời điểm lập hóa đơn luôn là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, không ít trường hợp bên bán cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng vì lý do khách quan hoặc chủ quan mà hóa đơn được xuất chậm hơn so với quy định. Câu hỏi đặt ra là: Hóa đơn lập sai thời điểm có được coi là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không?

1. Điều kiện để khoản chi được tính vào chi phí được trừ theo quy định mới nhất

Căn cứ theo quy định tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2025), doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện cơ bản sau:

"a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp...
c) Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ."

Bên cạnh đó, Thông tư 96/2015/TT-BTC cũng nhấn mạnh rằng các khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2. Hóa đơn lập sai thời điểm có mặc nhiên bị loại bỏ chi phí?

Vấn đề thời điểm lập hóa đơn được quy định chi tiết tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Theo đó, việc lập hóa đơn không đúng thời điểm là hành vi vi phạm quy định về hóa đơn và có thể bị xử phạt hành chính.

Tuy nhiên, xét dưới góc độ thuế TNDN, cơ quan thuế thường áp dụng nguyên tắc "bản chất hơn hình thức". Nếu doanh nghiệp chứng minh được giao dịch mua bán là có thật, hàng hóa dịch vụ đã được bàn giao và sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời có đầy đủ chứng từ thanh toán (đặc biệt là chứng từ không dùng tiền mặt cho hóa đơn trên 20 triệu đồng), thì khoản chi này vẫn có thể được chấp nhận là chi phí được trừ.

3. Quan điểm của Tổng cục Thuế và rủi ro cần lưu ý

Trong nhiều văn bản hướng dẫn trước đây như Công văn số 2731/TCT-CS và Công văn số 2866/CT-TTHT, ngành Thuế đã thống nhất quan điểm: Việc bên bán lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn đối với bên bán. Riêng đối với bên mua, nếu khoản chi đáp ứng các điều kiện về chi phí được trừ theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 thì vẫn được hạch toán vào chi phí hợp lý.

Các rủi ro tiềm ẩn:

• Bị xử phạt hành chính: Cả bên bán và bên mua (nếu có sự thông đồng) có thể bị phạt theo Nghị định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
• Khó khăn trong giải trình: Khi quyết toán thuế, kiểm tra thuế, doanh nghiệp sẽ phải cung cấp nhiều bằng chứng hơn (hợp đồng, biên bản bàn giao, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán...) để chứng minh tính xác thực của giao dịch khi hóa đơn bị lệch thời điểm.
• Rủi ro về thuế GTGT: Mặc dù chi phí TNDN có thể được chấp nhận, nhưng việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn sai thời điểm đôi khi gặp khó khăn hơn tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể và quan điểm của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

4. Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để hạn chế tối đa rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

1. Rà soát quy trình: Thiết lập quy trình đối soát chặt chẽ giữa bộ phận kinh doanh và kế toán để đảm bảo hóa đơn được xuất ngay khi hoàn thành việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
2. Hoàn thiện hồ sơ: Trong trường hợp phát hiện hóa đơn sai thời điểm, cần củng cố ngay bộ hồ sơ chứng minh giao dịch (biên bản nghiệm thu, xác nhận công nợ, chứng từ ngân hàng).
3. Chủ động giải trình: Khi có thanh kiểm tra, cần chủ động trình bày rõ nguyên nhân khách quan dẫn đến việc chậm trễ và đưa ra các bằng chứng về tính thực tế của khoản chi.

Tóm lại, hóa đơn lập sai thời điểm không mặc nhiên bị loại khỏi chi phí được trừ, nhưng nó đặt doanh nghiệp vào thế rủi ro và tốn kém nguồn lực để giải trình. Việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP vẫn là giải pháp an toàn nhất cho mọi doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cái nhìn chi tiết và chuyên sâu về vấn đề hóa đơn sai thời điểm. Nếu quý khách còn thắc mắc về các quy định thuế mới nhất năm 2025, hãy liên hệ với đội ngũ luật sư của chúng tôi để được tư vấn kịp thời.