Trong bối cảnh đẩy mạnh Chính phủ điện tử, việc chuyển đổi văn bản giấy sang định dạng điện tử không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức. Kể từ ngày 05/03/2020, khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, các quy định về thể thức bản sao điện tử đã được chuẩn hóa một cách chặt chẽ và chuyên nghiệp hơn.

Các hình thức bản sao sang định dạng điện tử

Theo quy định tại Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có 03 hình thức sao văn bản sang định dạng điện tử tương ứng với các nhu cầu sử dụng khác nhau:

• Sao y: Thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
• Sao lục: Được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y sang định dạng điện tử.
• Trích sao: Tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao sang định dạng điện tử.

"Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính." - Trích Điều 26 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa văn bản

Để đảm bảo tính xác thực và khả năng lưu trữ lâu dài, văn bản số hóa phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật khắt khe quy định tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

• Định dạng tệp: Phải là Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
• Chế độ quét: Phải quét màu (Color) để giữ nguyên các đặc điểm nhận dạng của văn bản gốc.
• Độ phân giải: Tối thiểu 200dpi để đảm bảo độ sắc nét khi tra cứu và in ấn.
• Tỷ lệ số hóa: Phải đạt 100% so với kích thước thực tế của văn bản giấy.

Quy định về chữ ký số trên bản sao điện tử

Một trong những điểm mới quan trọng nhất của Nghị định 30/2020/NĐ-CP là việc bắt buộc sử dụng chữ ký số của cơ quan, tổ chức khi thực hiện sao văn bản sang định dạng điện tử. Cụ thể:

• Vị trí ký số: Nằm ở góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản.
• Hình ảnh chữ ký số: Không hiển thị hình ảnh con dấu hay chữ ký tay, thay vào đó là các thông tin định danh điện tử.
• Thông tin hiển thị: Bao gồm hình thức sao (Sao y/Sao lục/Trích sao), tên cơ quan thực hiện sao, và thời gian ký số theo tiêu chuẩn ISO 8601 (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam).
• Trình bày: Sử dụng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Việc tuân thủ đúng các quy định về thẩm quyền sao văn bản tại Điều 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP sẽ giúp các cơ quan, tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm chi phí in ấn và nâng cao hiệu quả quản lý hành chính trong kỷ nguyên số.