Trong hoạt động đấu thầu, việc phát hành hồ sơ mời thầu (HSMT) hoặc hồ sơ yêu cầu (HSYC) là bước ngoặt quan trọng để chính thức tìm kiếm các nhà thầu, nhà đầu tư tiềm năng. Tuy nhiên, không phải lúc nào bên mời thầu cũng có thể tùy ý phát hành các tài liệu này. Để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và đúng pháp luật, Luật Đấu thầu 2013 đã quy định rất chặt chẽ các điều kiện tiên quyết.

Các chuyên gia đang xem xét hồ sơ pháp lý trước khi phát hành hồ sơ mời thầu (ảnh minh họa)

1. 06 điều kiện phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu đối với gói thầu

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Luật Đấu thầu 2013, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu của gói thầu chỉ được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi hội đủ các điều kiện sau đây:

1.1. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải được phê duyệt

Đây là điều kiện đầu tiên và quan trọng nhất. Mọi hoạt động đấu thầu đều phải nằm trong một kế hoạch tổng thể đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Kế hoạch này xác định rõ hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu và thời gian thực hiện.

1.2. Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu đã được phê duyệt nội dung

Nội dung của HSMT, HSYC phải bao gồm đầy đủ các yêu cầu về thủ tục, bảng dữ liệu, tiêu chuẩn đánh giá, biểu mẫu dự thầu, bảng khối lượng; các yêu cầu về tiến độ, kỹ thuật, chất lượng; điều kiện hợp đồng và các nội dung cần thiết khác. Việc phê duyệt này đảm bảo bộ hồ sơ đã chuẩn chỉnh trước khi đến tay nhà thầu.

1.3. Đăng tải thông báo mời thầu hoặc danh sách ngắn đúng quy định

Theo quy định tại Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT, bên mời thầu phải đăng tải thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Đối với các gói thầu có bước sơ tuyển, danh sách ngắn cũng phải được công khai trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày phê duyệt.

Hồ sơ mời thầu cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và phê duyệt đúng quy trình (ảnh minh họa)

1.4. Nguồn vốn cho gói thầu đã được thu xếp

Pháp luật yêu cầu nguồn vốn phải được xác định và thu xếp theo tiến độ thực hiện gói thầu để tránh tình trạng nợ đọng xây dựng cơ bản hoặc đình trệ dự án do thiếu kinh phí.

1.5. Phê duyệt dự toán đối với mua sắm thường xuyên, tập trung

Trong trường hợp mua sắm thường xuyên hoặc mua sắm tập trung, nội dung, danh mục hàng hóa, dịch vụ và dự toán phải được người có thẩm quyền phê duyệt chính thức trước khi phát hành hồ sơ.

1.6. Bảo đảm bàn giao mặt bằng thi công

Đối với các gói thầu xây lắp, bên mời thầu phải cam kết và bảo đảm việc bàn giao mặt bằng thi công theo đúng tiến độ đã đề ra trong gói thầu, tránh việc nhà thầu trúng thầu nhưng không có đất để triển khai.

2. Điều kiện phát hành đối với dự án lựa chọn nhà đầu tư

Khác với gói thầu lựa chọn nhà thầu, việc phát hành HSMT, HSYC để lựa chọn nhà đầu tư thực hiện dự án cần tuân thủ các điều kiện tại khoản 2 Điều 7 Luật Đấu thầu 2013:

• Dự án phải thuộc danh mục dự án do các Bộ, ngành hoặc UBND cấp tỉnh công bố, hoặc dự án do nhà đầu tư đề xuất được chấp thuận.
• Kế hoạch lựa chọn nhà đầu tư đã được phê duyệt.
• Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu đã được phê duyệt về mặt nội dung.
• Thông báo mời thầu hoặc danh sách ngắn đã được đăng tải công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo đúng lộ trình.

Trích dẫn Điều 7 Luật Đấu thầu 2013:
1. Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu của gói thầu chỉ được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi có đủ các điều kiện sau đây:
a) Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt;
b) Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt...
c) Thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định của Luật này...
d) Nguồn vốn cho gói thầu được thu xếp theo tiến độ thực hiện gói thầu...
đ) Nội dung, danh mục hàng hóa, dịch vụ và dự toán được người có thẩm quyền phê duyệt trong trường hợp mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung...
e) Bảo đảm bàn giao mặt bằng thi công theo tiến độ thực hiện gói thầu.

Việc tuân thủ các điều kiện trên không chỉ giúp chủ đầu tư, bên mời thầu tránh được các rủi ro pháp lý mà còn tạo niềm tin cho các nhà thầu tham gia, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách nhà nước.