Trong kỷ nguyên số hóa, hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, một câu hỏi khiến không ít kế toán và chủ doanh nghiệp đau đầu là: Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không? Liệu bản in này có thể dùng để thanh toán hay đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra?

Bản in hóa đơn điện tử: Chỉ là "cái bóng" của bản gốc

Thực tế, theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử được định dạng bằng file XML và đây mới chính là bản gốc có giá trị pháp lý. Việc in hóa đơn ra giấy (thường dưới dạng PDF) thực chất chỉ là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ được coi là hợp lệ khi bảo đảm sự khớp đúng hoàn toàn với nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Điều này có nghĩa là mọi thông tin từ số hóa đơn, ngày lập, mã số thuế đến nội dung hàng hóa, dịch vụ không được phép có bất kỳ sự sai lệch hay chỉnh sửa nào.

"Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì bản giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này."

Khi nào bạn bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy?

Dù không có giá trị thanh toán trực tiếp, nhưng trong một số tình huống cụ thể, việc in hóa đơn điện tử ra giấy là yêu cầu bắt buộc. Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã chỉ rõ các trường hợp này:

• Khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra hoặc điều tra.
• Phục vụ nhu cầu lưu trữ, ghi sổ kế toán và theo dõi nội bộ của doanh nghiệp.
• Chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình vận chuyển, lưu thông trên đường.

Lưu ý "vàng" để hóa đơn điện tử luôn hợp lệ

Để đảm bảo an toàn pháp lý, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý việc bảo quản file XML. Đây là định dạng chứa chữ ký số của người bán và mã của cơ quan thuế (nếu có). Nếu chỉ lưu bản PDF hoặc bản in giấy mà làm mất file XML, doanh nghiệp sẽ gặp rắc rối lớn khi cần chứng minh tính pháp lý của hóa đơn.

Hiện nay, trang thông tin của Tổng cục Thuế đã hỗ trợ tính năng tra cứu và đọc file XML trực tuyến. Người dùng chỉ cần truy cập hệ thống, đăng nhập và tải file về để đối chiếu. Việc này giúp đảm bảo rằng hóa đơn bạn đang nắm giữ là thực và đã được hệ thống thuế ghi nhận.

Tóm lại, hóa đơn điện tử in ra giấy hợp lệ về mặt thông tin nhưng không có giá trị pháp lý để giao dịch. Hãy luôn ưu tiên lưu trữ dữ liệu điện tử một cách khoa học để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trước mọi kỳ thanh tra.