Số định danh cá nhân đóng vai trò then chốt trong việc quản lý dân cư hiện đại, là chìa khóa để kết nối các thông tin cá nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, số định danh này cần được thay đổi để đảm bảo tính chính xác và quyền lợi của công dân. Theo quy định mới nhất tại Thông tư 59/2021/TT-BCA có hiệu lực từ ngày 01/7/2021, pháp luật đã cụ thể hóa các trường hợp và quy trình xác lập lại số định danh này.

2 trường hợp được xác lập lại số định danh cá nhân

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 59/2021/TT-BCA, công dân sẽ được xác lập lại số định danh cá nhân trong hai tình huống pháp lý cụ thể sau:

• Xác định lại giới tính: Khi công dân thực hiện các thủ tục y khoa và pháp lý để xác định lại giới tính theo quy định của pháp luật về hộ tịch.
• Cải chính năm sinh: Khi có sự thay đổi, điều chỉnh về năm sinh trong giấy khai sinh và các giấy tờ hộ tịch liên quan.

Đây là một bước tiến mới so với các quy định trước đây. Trước đó, Thông tư 07/2016/TT-BCA hoàn toàn không đề cập đến vấn đề xác lập lại số định danh. Trong khi đó, Nghị định 137/2015/NĐ-CP tại Điều 16 chỉ quy định về việc hủy số định danh cá nhân khi có sai sót trong quá trình nhập liệu thông tin.

Quy trình thực hiện xác lập lại số định danh

Để đảm bảo quyền lợi, công dân thuộc các trường hợp nêu trên cần thực hiện theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Cung cấp hồ sơ chứng minh

Công dân phải cung cấp đầy đủ các giấy tờ, tài liệu hộ tịch hợp pháp chứng minh việc đã được cơ quan có thẩm quyền cho phép xác định lại giới tính hoặc cải chính năm sinh. Các giấy tờ này thường bao gồm Quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch hoặc Giấy khai sinh mới đã được cập nhật thông tin.

Bước 2: Kiểm tra và xác minh tại cơ sở

Công an cấp xã nơi công dân đăng ký thường trú có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và xác minh tính chính xác của các thông tin. Sau khi xác nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan này sẽ bổ sung vào hồ sơ quản lý và gửi yêu cầu đề nghị xác lập lại số định danh cá nhân lên cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thuộc Bộ Công an.

Bước 3: Quyết định và cập nhật số định danh mới

Thủ trưởng cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư Bộ Công an sẽ xem xét và ra quyết định xác lập lại số định danh cá nhân mới. Số định danh cũ sẽ bị hủy và lưu vào kho dữ liệu lịch sử, tuyệt đối không cấp lại cho bất kỳ công dân nào khác. Số định danh mới sau đó được cập nhật đồng bộ vào hệ thống dữ liệu dân cư toàn quốc.

Thông báo kết quả cho công dân

Sau khi hoàn tất việc xác lập lại, Công an cấp xã nơi công dân thường trú có trách nhiệm gửi thông báo bằng văn bản cho công dân về số định danh cá nhân mới. Đây là căn cứ quan trọng để công dân thực hiện các thủ tục hành chính khác, đặc biệt là việc cấp đổi thẻ Căn cước công dân gắn chíp theo số định danh mới.

Trích dẫn Điều 6 Thông tư 59/2021/TT-BCA: "Trường hợp xác lập lại số định danh cá nhân do công dân được xác định lại giới tính hoặc cải chính năm sinh theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ tịch thì Công an cấp xã nơi công dân đăng ký thường trú yêu cầu công dân đó cung cấp giấy tờ, tài liệu hộ tịch chứng minh việc đã được xác định lại giới tính hoặc cải chính năm sinh để kiểm tra, xác minh, bổ sung vào hồ sơ quản lý và gửi yêu cầu đề nghị xác lập lại số định danh cá nhân cho công dân lên cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư Bộ Công an."

Việc nắm rõ các quy định về số định danh cá nhân không chỉ giúp công dân bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình mà còn góp phần xây dựng hệ thống dữ liệu dân cư chính xác, phục vụ đắc lực cho công cuộc chuyển đổi số quốc gia.