Trong nỗ lực không ngừng nhằm cắt giảm gánh nặng thủ tục hành chính và tối ưu hóa môi trường hoạt động cho các tổ chức bổ trợ tư pháp, Chính phủ đã ban hành Nghị định 18/2026/NĐ-CP. Một trong những cải cách mang tính đột phá và được cộng đồng pháp lý đón nhận tích cực nhất chính là việc rút ngắn đáng kể thời hạn giải quyết thủ tục cấp lại Giấy đăng ký hoạt động cho các Văn phòng giám định tư pháp. Quy định mới này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn thể hiện tinh thần đồng hành, kiến tạo của cơ quan quản lý nhà nước đối với hoạt động giám định tư pháp ngoài công lập.

Bước ngoặt cải cách: Thời gian giải quyết giảm từ 5 ngày xuống còn 3 ngày

Trước đây, theo quy định tại Nghị định 85/2013/NĐ-CP, mỗi khi phát sinh nhu cầu thay đổi nội dung đăng ký hoạt động hoặc khi giấy phép bị mất, hư hỏng, các Văn phòng giám định tư pháp phải trải qua thời gian chờ đợi là 05 ngày làm việc để được cơ quan có thẩm quyền xem xét và cấp lại giấy phép mới. Khoảng thời gian này, dù không quá dài, nhưng đôi khi vẫn gây ra những gián đoạn nhất định trong hoạt động chuyên môn của văn phòng, đặc biệt là trong các vụ việc giám định có tính chất khẩn cấp phục vụ hoạt động tố tụng.

Nhận diện được nút thắt này, kể từ ngày 15/01/2026, theo quy định tại Điều 2 Nghị định 18/2026/NĐ-CP, thời hạn giải quyết thủ tục này đã được cắt giảm mạnh mẽ xuống chỉ còn 03 ngày làm việc.

Cụ thể, nội dung sửa đổi, bổ sung đối với Điều 15 Nghị định 85/2013/NĐ-CP quy định rõ ràng:

"Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ nhận được hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp có trách nhiệm xem xét, cấp lại Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng giám định tư pháp. Trường hợp không cấp lại Giấy đăng ký hoạt động thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do."

Việc cắt giảm 40% thời gian xử lý hồ sơ (từ 5 ngày xuống còn 3 ngày) là minh chứng rõ nét cho quyết tâm của Bộ Tư pháp trong việc thực hiện chủ trương đơn giản hóa thủ tục hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước nhưng vẫn bảo đảm tạo hành lang thông thoáng cho các tổ chức bổ trợ tư pháp phát triển lành mạnh.

Đa dạng hóa phương thức nộp hồ sơ: Tiện lợi, nhanh chóng và minh bạch

Không dừng lại ở việc rút ngắn thời gian giải quyết, quy định mới tại Nghị định 18/2026/NĐ-CP còn mang đến sự linh hoạt tối đa cho các Văn phòng giám định tư pháp thông qua việc đa dạng hóa các kênh tiếp nhận hồ sơ. Thay vì phải trực tiếp đến nộp tại cơ quan hành chính như trước đây, từ năm 2026, các tổ chức có thể chủ động lựa chọn một trong các phương thức nộp hồ sơ sau:

• Nộp trực tiếp: Tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Văn phòng đăng ký hoạt động.
• Nộp qua bưu chính: Gửi hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính công ích đến Trung tâm phục vụ hành chính công.
• Nộp trực tuyến (Dịch vụ công trực tuyến): Thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh, thành phố.

Sự bổ sung phương thức nộp hồ sơ trực tuyến là một bước tiến lớn trong tiến trình chuyển đổi số ngành Tư pháp. Điều này giúp các Văn phòng giám định tư pháp có thể thực hiện thủ tục ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào, giảm thiểu tối đa chi phí đi lại, in ấn tài liệu và loại bỏ hoàn toàn các rủi ro tiêu cực, phiền hà trong quá trình giao dịch trực tiếp.

Chi tiết các trường hợp được áp dụng cấp lại Giấy đăng ký hoạt động

Theo quy định mới tại Điều 15 Nghị định 85/2013/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 18/2026/NĐ-CP), thủ tục cấp lại Giấy đăng ký hoạt động được chia làm hai nhóm trường hợp cụ thể với yêu cầu hồ sơ khác nhau:

1. Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động

Áp dụng khi Văn phòng giám định tư pháp có sự thay đổi về một trong các thông tin cốt lõi bao gồm: tên gọi, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật của Văn phòng, hoặc danh sách thành viên hợp danh.

• Thời hạn nộp hồ sơ: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi, Văn phòng phải gửi hồ sơ đề nghị cấp lại.
• Thành phần hồ sơ: Văn bản đề nghị cấp lại Giấy đăng ký hoạt động kèm theo Giấy đăng ký hoạt động cũ.

2. Giấy đăng ký hoạt động bị hư hỏng hoặc bị mất

Áp dụng khi giấy phép hoạt động của Văn phòng không còn nguyên vẹn (bị rách, nát, mờ chữ...) hoặc bị thất lạc trong quá trình lưu trữ, hoạt động.

• Thành phần hồ sơ: Văn phòng chỉ cần gửi văn bản đề nghị cấp lại Giấy đăng ký hoạt động mà không cần nộp kèm giấy phép cũ (đối với trường hợp bị mất).

Ý nghĩa thực tiễn và lời khuyên cho các Văn phòng giám định tư pháp

Việc rút ngắn thời gian cấp lại Giấy đăng ký hoạt động xuống còn 03 ngày làm việc mang lại ý nghĩa thực tiễn vô cùng to lớn. Giám định tư pháp là hoạt động bổ trợ tư pháp đặc thù, là nguồn chứng cứ quan trọng quyết định sự chính xác, khách quan của các phán quyết tòa án. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc cập nhật thông tin pháp lý hay cấp lại giấy phép hoạt động của các văn phòng cũng có thể gián tiếp ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết các vụ án.

Để tận dụng tối đa lợi ích từ quy định mới này, các Văn phòng giám định tư pháp cần lưu ý một số điểm sau:

1. Chủ động cập nhật thông tin: Khi có sự thay đổi về nhân sự hợp danh, người đại diện hay trụ sở, cần khẩn trương chuẩn bị hồ sơ trong thời hạn 05 ngày làm việc theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 85/2013/NĐ-CP để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính do chậm trễ đăng ký thay đổi.
2. Ưu tiên nộp hồ sơ trực tuyến: Nên đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và chuẩn bị sẵn các bản scan tài liệu định dạng PDF để thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến. Phương thức này giúp tối ưu hóa thời gian truyền gửi hồ sơ và dễ dàng theo dõi tiến độ giải quyết trực tiếp trên hệ thống.
3. Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ: Thời gian giải quyết 03 ngày làm việc chỉ được tính kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ chuẩn xác ngay từ đầu là yếu tố quyết định để đạt được tốc độ giải quyết "siêu tốc" này.

Tóm lại, quy định mới tại Nghị định 18/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/01/2026 thực sự là một luồng gió mới, thúc đẩy mạnh mẽ tiến trình cải cách hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp. Các Văn phòng giám định tư pháp cần nắm vững các quy định này để bảo đảm hoạt động của tổ chức luôn diễn ra thông suốt, đúng pháp luật và đạt hiệu quả cao nhất.