Kể từ ngày 14/11/2019, cộng đồng doanh nghiệp và hộ kinh doanh chính thức bước vào giai đoạn chuyển đổi quan trọng với việc Thông tư 68/2019/TT-BTC bắt đầu có hiệu lực thi hành. Đây là văn bản hướng dẫn then chốt cho Nghị định 119/2018/NĐ-CP, định hình lại toàn bộ quy trình khởi tạo và sử dụng hóa đơn trong nền kinh tế số.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo quy chuẩn mới

Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, một hóa đơn điện tử hợp lệ phải đảm bảo đầy đủ các tiêu thức định danh và kỹ thuật. Cụ thể:

• Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn: Đây là điểm mới đáng chú ý. Ký hiệu mẫu số hóa đơn sử dụng các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phân loại (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng...). Ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, phản ánh năm lập hóa đơn và loại hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
• Số hóa đơn: Được ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
• Chữ ký số và thời điểm lập: Hóa đơn phải có chữ ký số của người bán. Thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm người bán ký số, hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm.

"Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019)..." - Trích điểm e khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC.

07 trường hợp đặc biệt không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh đặc thù, khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC đã liệt kê các trường hợp ngoại lệ:

1. Bán lẻ tại siêu thị, trung tâm thương mại: Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
2. Bán xăng dầu cho cá nhân: Không nhất thiết phải có các chỉ tiêu về tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn và thông tin người mua.
3. Tem, vé, thẻ điện tử: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và thông tin người mua (trừ trường hợp cơ quan thuế cấp mã).
4. Dịch vụ vận tải hàng không: Chứng từ điện tử xuất qua website theo thông lệ quốc tế cho cá nhân không kinh doanh được coi là hóa đơn điện tử dù thiếu một số tiêu thức.
5. Xây dựng, lắp đặt: Hóa đơn thu tiền theo tiến độ hợp đồng không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
6. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử: Không thể hiện tiêu thức người mua mà thay bằng thông tin kho xuất, kho nhập và người vận chuyển.
7. Thanh toán Interline giữa các hãng hàng không: Theo quy định của IATA, hóa đơn này được lược bỏ nhiều tiêu thức bắt buộc thông thường.

Lộ trình chuyển đổi: Doanh nghiệp có bao nhiêu thời gian?

Mặc dù Thông tư có hiệu lực từ ngày 14/11/2019, nhưng cơ quan quản lý đã thiết lập một lộ trình chuyển tiếp linh hoạt. Theo Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC, các văn bản cũ như Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC vẫn tiếp tục có hiệu lực đến hết ngày 31/10/2020.

Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có khoảng 01 năm để chuẩn bị hạ tầng công nghệ thông tin. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/11/2020, việc áp dụng hóa đơn điện tử theo tiêu chuẩn mới sẽ trở thành bắt buộc đối với mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh. Việc chủ động chuyển đổi sớm không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu chi phí in ấn và lưu trữ hóa đơn giấy truyền thống.

Các chuyên gia pháp lý khuyến cáo doanh nghiệp nên rà soát ngay hệ thống phần mềm kế toán để đảm bảo tương thích với các tiêu thức mới về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn, tránh những rắc rối không đáng có trong kỳ quyết toán thuế sắp tới.