Trong hoạt động kinh doanh, việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn không chỉ là yêu cầu về mặt kế toán mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc. Một sai sót nhỏ về thời gian cũng có thể dẫn đến những rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Đặc biệt, từ ngày 01/6/2025, các quy định này sẽ có những điều chỉnh quan trọng mà mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần lưu ý.

1. Nguyên tắc chung về thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa

Theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa được xác định như sau:

"Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền."

Riêng đối với hàng hóa xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.

2. Thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ: Hoàn thành là phải xuất

Đối với mảng dịch vụ, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nhấn mạnh thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Tuy nhiên, có một ngoại lệ quan trọng: Nếu người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm thu tiền. Lưu ý rằng quy định này không áp dụng cho các khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng trong các lĩnh vực đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát thiết kế kỹ thuật và lập dự án đầu tư.

3. Các trường hợp đặc thù: Xây dựng, Bất động sản và Viễn thông

Pháp luật cũng quy định chi tiết cho các lĩnh vực có tính chất phức tạp:

• Hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục công trình, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

• Kinh doanh bất động sản: Nếu thu tiền theo tiến độ dự án hoặc hợp đồng, thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền. Nếu đã chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng, thời điểm lập hóa đơn là ngày chuyển giao.
• Dịch vụ viễn thông, điện, nước: Do đặc thù số lượng lớn và phát sinh thường xuyên, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

4. Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc áp dụng Nghị định 70/2025/NĐ-CP từ ngày 01/6/2025 đòi hỏi bộ phận kế toán phải rà soát lại quy trình giao nhận hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống đối soát dữ liệu chặt chẽ để đảm bảo hóa đơn được xuất đúng thời điểm, tránh các rủi ro pháp lý về sau.