Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, việc quản lý hàng hóa bằng công nghệ hiện đại trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Ngày 23/08/2006, Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ đã chính thức ký ban hành Quyết định 15/2006/QĐ-BKHCN kèm theo "Quy định về việc cấp, sử dụng và quản lý mã số mã vạch".

Nhân viên kho bãi đang thực hiện quét mã số mã vạch để quản lý hàng hóa (ảnh minh họa)

Mã số mã vạch là gì và tại sao doanh nghiệp phải đăng ký?

Theo quy định tại Điều 3 Quyết định 15/2006/QĐ-BKHCN, mã số là một dãy các chữ số dùng để phân định vật phẩm, địa điểm, tổ chức; trong khi mã vạch là dãy các vạch thẫm song song và khoảng trống xen kẽ để máy quét có thể đọc được. Đặc biệt, mã quốc gia của Việt Nam được ấn định là 893.

Việc sử dụng MSMV không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý kho bãi, bán hàng tự động mà còn là "giấy thông hành" để đưa hàng hóa vào các siêu thị hoặc xuất khẩu ra thị trường quốc tế. Quy định mới này áp dụng cho cả tổ chức, cá nhân Việt Nam và nước ngoài hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.

Các loại mã số mã vạch được cấp và quản lý thống nhất

Căn cứ Điều 4 Quyết định 15/2006/QĐ-BKHCN, các loại MSMV được cơ quan nhà nước cấp và quản lý bao gồm:

• Mã doanh nghiệp: Mỗi đơn vị thông thường chỉ được cấp một mã duy nhất.
• Mã số rút gọn (EAN 8): Dành cho các sản phẩm có kích thước nhỏ.
• Mã số địa điểm toàn cầu (GLN): Dùng để phân định tổ chức hoặc địa điểm cụ thể.

Sau khi có mã doanh nghiệp, các đơn vị có thể tự lập Mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN) cho từng loại sản phẩm của mình nhưng phải báo cáo định kỳ 6 tháng một lần cho Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Mẫu mã vạch chuẩn trên bao bì sản phẩm sản xuất tại Việt Nam (ảnh minh họa)

Quy trình đăng ký và trách nhiệm của doanh nghiệp

Để được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV, doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự quy định tại Điều 6 và Điều 7. Hồ sơ bao gồm bản đăng ký theo mẫu, bản sao giấy phép kinh doanh và danh mục sản phẩm.

"Tổ chức/doanh nghiệp sử dụng MSMV không được cho phép tổ chức/doanh nghiệp khác sử dụng MSMV đã được Tổng cục TCĐLCL cấp." (Trích khoản 1 Điều 16)

Một điểm quan trọng cần lưu ý là phí duy trì sử dụng MSMV phải được nộp trước ngày 30 tháng 6 hằng năm. Nếu quá hạn một năm không nộp phí, Tổng cục sẽ tiến hành thu hồi mã số đã cấp và thông báo rộng rãi.

Sử dụng mã số mã vạch nước ngoài: Cẩn thận để tránh vi phạm

Đối với các doanh nghiệp gia công hàng xuất khẩu muốn sử dụng mã số của nước ngoài (như mã UCC của Mỹ hoặc Canada), Điều 15 quy định rõ: Doanh nghiệp phải có thư ủy quyền hoặc hợp đồng sử dụng từ chủ sở hữu nước ngoài và phải thông báo bằng văn bản cho Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để quản lý.

Việc vi phạm các quy định về MSMV có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 126/2005/NĐ-CP. Do đó, các doanh nghiệp cần chủ động rà soát và thực hiện đúng các thủ tục để bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình trong hoạt động sản xuất kinh doanh.