Việc tham gia đấu thầu qua mạng không chỉ đòi hỏi năng lực chuyên môn mà còn yêu cầu sự tuân thủ nghiêm ngặt về các nghĩa vụ tài chính. Theo quy định mới nhất tại Nghị định 214/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 04/8/2025, hệ thống chi phí trong lựa chọn nhà thầu đã có những điều chỉnh quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần lưu ý để tránh tình trạng bị "khóa" tài khoản đáng tiếc.

Chi phí duy trì và nộp thầu: Những con số "bất di bất dịch"

Một trong những điểm mấu chốt mà nhà thầu cần ghi nhớ chính là chi phí duy trì tên và hồ sơ năng lực trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Cụ thể, tại khoản 9 Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định mức phí này là 330.000 đồng/năm (đã bao gồm VAT). Khoản phí này bắt đầu phát sinh từ năm thứ hai trở đi sau khi nhà thầu đăng ký tham gia hệ thống.

Bên cạnh phí duy trì, khi tham gia nộp hồ sơ dự thầu, nhà thầu cũng phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo từng gói thầu:

• 330.000 đồng/gói thầu: Áp dụng cho các hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế và chào giá trực tuyến theo quy trình thông thường.
• 220.000 đồng/gói thầu: Áp dụng riêng cho hình thức chào hàng cạnh tranh.

Gánh nặng tài chính khi trúng thầu: Cách tính mới công bằng hơn?

Đối với những nhà thầu xuất sắc giành được hợp đồng, mức phí trúng thầu cũng được quy định rất chi tiết. Pháp luật phân chia rõ rệt giữa gói thầu không chia phần và gói thầu chia nhiều phần để đảm bảo tính minh bạch:

Đối với gói thầu không chia phần: tính bằng 0,022% giá trúng thầu nhưng tối đa là 2.200.000 đồng (đã bao gồm thuế giá trị gia tăng).

Trong trường hợp gói thầu được chia thành nhiều phần, tổng chi phí mà tất cả các nhà thầu trúng thầu phải nộp sẽ không vượt quá mức trần 2.200.000 đồng. Nếu tổng giá trị 0,022% của toàn bộ gói thầu vượt quá con số này, chi phí cho mỗi nhà thầu sẽ được tính theo tỷ lệ giá trị phần việc mà họ đảm nhận trên tổng giá trị trúng thầu của cả gói.

Hệ quả pháp lý: Đừng để "mất bò mới lo làm chuồng"

Quy định tại khoản 10 Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP đưa ra một lời cảnh báo đanh thép: Nếu quá hạn thanh toán, tài khoản của nhà thầu sẽ bị chuyển sang trạng thái tạm ngừng. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện bất kỳ giao dịch nào trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia cho đến khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính.

Việc tạm ngừng tài khoản không chỉ khiến nhà thầu lỡ mất các cơ hội kinh doanh quý giá mà còn có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt các chủ đầu tư. Do đó, việc chủ động rà soát và thanh toán đúng hạn các loại phí theo Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP là nhiệm vụ sống còn của bộ phận đấu thầu trong mỗi doanh nghiệp.