Ngày 19/10/2020, Chính phủ đã chính thức ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Đây được xem là một trong những văn bản pháp lý quan trọng nhất trong lĩnh vực tài chính - thuế năm 2020, tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc chuyển đổi hoàn toàn từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Hệ thống hóa đơn đa dạng theo quy định mới

Tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính phủ đã phân loại cụ thể các loại hóa đơn được sử dụng trong hoạt động kinh doanh, bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: Dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế theo phương pháp trực tiếp.
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Sử dụng khi bán tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị.
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: Sử dụng khi xuất bán hàng hóa thuộc danh mục dự trữ quốc gia.
• Các loại hóa đơn khác: Bao gồm tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế và các chứng từ khác có hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn: Những điểm cần lưu ý

Việc lập hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch. Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định chi tiết về nội dung của hóa đơn:

"1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn...
2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán...
3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua..."

Đáng chú ý, số hóa đơn được quy định là số thứ tự thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả Rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Quy định này giúp việc quản lý và tra cứu hóa đơn trở nên thống nhất và khoa học hơn.

Lộ trình thay thế và hiệu lực thi hành

Sự ra đời của Nghị định 123/2020/NĐ-CP đánh dấu sự chấm dứt sứ mệnh của các văn bản cũ. Cụ thể, nghị định này sẽ thay thế cho:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, để tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị hạ tầng công nghệ, các văn bản nêu trên vẫn tiếp tục có hiệu lực thi hành đến hết ngày 30/6/2022. Kể từ ngày 01/7/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019 sẽ trở thành bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến Nghị định 125/2020/NĐ-CP vừa được ban hành để nắm rõ các mức xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến hóa đơn, tránh những sai sót đáng tiếc trong quá trình chuyển đổi.