Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, quy định về hóa đơn điện tử đã có những bước tiến dài kể từ thời điểm Thông tư 68/2019/TT-BTC ra đời. Hiện nay, toàn bộ hệ thống quản lý hóa đơn, chứng từ đã được vận hành thống nhất theo các quy định mới nhất, đặc biệt là sự bổ sung từ các văn bản sửa đổi năm 2025.

Khung pháp lý hiện hành về hóa đơn điện tử năm 2026

Thay vì áp dụng các văn bản cũ, hiện nay các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là văn bản gốc quan trọng nhất điều chỉnh về hóa đơn, chứng từ điện tử.

Bên cạnh đó, Bộ Tài chính cũng đã ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC để hướng dẫn chi tiết các nghiệp vụ như ủy nhiệm lập hóa đơn, ký hiệu mẫu số và xử lý hóa đơn sai sót.

Đặc biệt, từ năm 2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã chính thức có hiệu lực, sửa đổi và bổ sung một số điều của Nghị định 123 nhằm tối ưu hóa quy trình kiểm soát của cơ quan thuế và tạo thuận lợi cho người nộp thuế.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử: Những lưu ý đặc biệt

Một trong những nội dung quan trọng nhất mà doanh nghiệp thường xuyên mắc lỗi là thời điểm lập hóa đơn. Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định như sau:

"1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. 2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền..."

Các trường hợp đặc thù cần ghi nhớ:

• Hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Kinh doanh bất động sản: Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu nhưng có thu tiền theo tiến độ thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
• Dịch vụ viễn thông, điện, nước: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng không quá ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo chuẩn 2026

Căn cứ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn điện tử hợp lệ phải đảm bảo các thông tin sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn: Phải tuân thủ định dạng quy định tại Thông tư 78.
• Chữ ký số: Đây là yếu tố then chốt xác định tính pháp lý. Người bán phải có chữ ký số theo quy định của pháp luật. Đối với người mua, tùy trường hợp cụ thể (như khách hàng cá nhân) có thể không nhất thiết phải có chữ ký số.
• Mã của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử có mã, đây là thành phần không thể thiếu để hóa đơn có giá trị thanh toán và kê khai thuế.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc áp dụng sai quy định về hóa đơn điện tử không chỉ dẫn đến rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế mà còn ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế GTGT của đối tác. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các thông báo từ cơ quan thuế địa phương và sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín đã được tích hợp đầy đủ các quy định từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Nếu có bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình thực hiện, quý độc giả nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn chi tiết nhất.