Trong nỗ lực tăng cường tính minh bạch và ngăn chặn các hành vi gian lận trong hoạt động bổ trợ tư pháp, Chính phủ đã ban hành quy định mới đầy nghiêm khắc liên quan đến quy trình công chứng. Kể từ ngày 18/5/2026, việc chụp ảnh người yêu cầu công chứng không còn là một lựa chọn nghiệp vụ mà đã trở thành nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với mọi công chứng viên.

Công chứng viên thực hiện quy trình chụp ảnh khách hàng theo quy định mới (ảnh minh họa)

Mức phạt lên đến 10 triệu đồng cho hành vi "quên" chụp ảnh

Theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Nghị định 109/2026/NĐ-CP, mức phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng sẽ được áp dụng đối với các công chứng viên có hành vi vi phạm sau:

• Không thực hiện việc chụp ảnh người yêu cầu công chứng khi họ ký hoặc điểm chỉ vào văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên.
• Không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật về ảnh chụp theo quy định của pháp luật (như độ nét, góc chụp, hoặc lưu trữ không đúng định dạng).

Đây là một trong những điểm mới đáng chú ý nhất trong khung hình phạt đối với lĩnh vực công chứng, cho thấy sự quyết liệt của cơ quan quản lý trong việc số hóa và xác thực hồ sơ tư pháp.

Căn cứ pháp lý từ Luật Công chứng 2024

Quy định xử phạt này nhằm đảm bảo việc thực thi nghiêm túc các nội dung đã được đề ra tại Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025). Cụ thể, tại khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng 2024 đã nêu rõ:

1. Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên... Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.

Như vậy, hình ảnh chụp tại thời điểm ký kết sẽ trở thành một thành phần không thể tách rời của hồ sơ công chứng, phục vụ công tác tra cứu, đối soát và giải quyết tranh chấp nếu có sau này.

Việc lưu trữ hình ảnh giúp tăng cường tính xác thực cho các giao dịch dân sự (ảnh minh họa)

Các vi phạm khác cũng bị xử phạt nặng

Bên cạnh hành vi không chụp ảnh, Nghị định 109/2026/NĐ-CP còn áp dụng mức phạt tương tự (từ 7 đến 10 triệu đồng) đối với một loạt các sai phạm nghiệp vụ khác như:

• Không lập sổ công chứng hoặc không quản lý sổ công chứng theo đúng quy định.
• Thu phí công chứng, thù lao công chứng không đúng mức quy định hoặc không niêm yết công khai bảng giá.
• Không thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất cho cơ quan quản lý nhà nước.
• Không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên theo quy định.
• Không thực hiện việc chia sẻ, cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương.

Lời khuyên cho người dân khi đi công chứng

Với quy định mới này, người dân khi thực hiện các giao dịch tại văn phòng công chứng cần lưu ý phối hợp với công chứng viên trong việc chụp ảnh minh chứng. Đây không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là quyền lợi của chính người dân, giúp bảo vệ tính pháp lý của hợp đồng và tránh các rủi ro bị giả mạo chữ ký hoặc người đi thay.

Các tổ chức hành nghề công chứng cũng cần đầu tư trang thiết bị hiện đại, bố trí khu vực ký kết có ánh sáng tốt và camera chuyên dụng để đảm bảo hình ảnh lưu trữ đạt chuẩn, tránh những rắc rối pháp lý và mức phạt không đáng có khi Nghị định chính thức có hiệu lực vào trung tuần tháng 5 tới đây.