Quy định mới về khai thác dữ liệu dân cư trong tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin

Từ ngày 01/9/2026, quy trình tiếp nhận và giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin của công dân sẽ có bước chuyển biến mạnh mẽ về chuyển đổi số. Theo quy định tại khoản 3 Điều 10 Nghị định 337/2026/NĐ-CP, cơ quan, đơn vị tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm chủ động thực hiện việc khai thác, đối chiếu thông tin của người yêu cầu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành có liên quan.

Quy định này giúp giảm thiểu tối đa thủ tục phiền hà cho người dân khi thực hiện quyền tiếp cận thông tin, hạn chế việc phải xuất trình nhiều loại giấy tờ truyền thống khi thực hiện giao dịch hành chính.

Trường hợp nào người dân mới phải xuất trình thêm giấy tờ?

Nhằm đảm bảo nguyên tắc cắt giảm thủ tục hành chính, pháp luật quy định rõ ràng rằng việc yêu cầu công dân xuất trình thêm giấy tờ chỉ là giải pháp dự phòng cuối cùng. Cụ thể, cơ quan, đơn vị tiếp nhận hồ sơ chỉ được đề nghị người yêu cầu xuất trình giấy tờ hoặc bổ sung thông tin cần thiết trong hai trường hợp:

• Không khai thác được thông tin của người yêu cầu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu chuyên ngành.
• Thông tin được khai thác từ cơ sở dữ liệu chưa đầy đủ hoặc có sự sai lệch cần đối chiếu, xác thực lại.

Điều này khẳng định trách nhiệm tiên phong của cơ quan nhà nước trong việc kết nối, chia sẻ dữ liệu số, tránh tình trạng bắt người dân cung cấp lại những thông tin mà nhà nước đã quản lý.

Hồ sơ và các mẫu phiếu yêu cầu cung cấp thông tin

Để thực hiện quyền tiếp cận thông tin, công dân và tổ chức cần chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định tại khoản 2 Điều 10 Nghị định 337/2026/NĐ-CP. Thành phần hồ sơ bao gồm Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin được thực hiện theo mẫu chuẩn ban hành kèm Nghị định:

• Mẫu số 01a: Áp dụng đối với trường hợp cá nhân trực tiếp hoặc gửi yêu cầu cung cấp thông tin. Mẫu phiếu này cho phép công dân linh hoạt cung cấp thông tin định danh bằng số thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID. Đối với cá nhân là người nước ngoài, thông tin định danh được xác định thông qua số hộ chiếu.
• Mẫu số 01b: Áp dụng đối với trường hợp công dân thực hiện yêu cầu thông qua tổ chức, đoàn thể hoặc doanh nghiệp.

Đặc biệt, trường hợp yêu cầu cung cấp các thông tin liên quan đến đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình hoặc bí mật kinh doanh theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 16 Luật Tiếp cận thông tin 2026, hồ sơ bắt buộc phải kèm theo văn bản chấp thuận của cá nhân, tổ chức liên quan theo Mẫu số 06 ban hành kèm theo Nghị định.

Đa dạng hóa hình thức nhận thông tin trên môi trường điện tử

Bên cạnh việc đơn giản hóa khâu xác thực danh tính, quy định mới cũng mở rộng tối đa các phương thức trả kết quả cho người dân. Trong Phiếu yêu cầu, người dân có quyền lựa chọn nhận thông tin thông qua nhiều kênh số hiện đại như:

• Thư điện tử (Email) hoặc Cổng thông tin điện tử / Trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước;
• Cổng dữ liệu, Cổng Dịch vụ công quốc gia;
• Ứng dụng di động chính thức (mobile app) hoặc các nền tảng số khác theo quy định.

Trường hợp Phiếu yêu cầu của người dân chưa ghi đầy đủ các nội dung theo mẫu quy định, cơ quan, đơn vị tiếp nhận có trách nhiệm hướng dẫn chi tiết, cụ thể để người yêu cầu kịp thời bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo đúng pháp luật.