Từ ngày 01/01/2026, các quy định về cấp phép hoạt động dịch vụ việc làm chính thức có những thay đổi quan trọng theo Nghị định 352/2025/NĐ-CP và Luật Việc làm 2025. Việc nới lỏng điều kiện trụ sở, bỏ lý lịch tư pháp và rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính là những điểm sáng giúp doanh nghiệp dễ dàng gia nhập thị trường hơn. Tuy nhiên, đi kèm với đó là các quy định siết chặt về thu hồi giấy phép mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

1. Nới lỏng điều kiện về trụ sở và thời hạn thuê văn phòng

Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 352/2025/NĐ-CP, một trong những rào cản lớn nhất đối với các doanh nghiệp mới thành lập đã được gỡ bỏ. Thay vì bắt buộc thời hạn hợp đồng thuê văn phòng phải từ 03 năm trở lên như trước đây, quy định mới chỉ yêu cầu thời hạn thuê tối thiểu là 02 năm (24 tháng) tính đến thời điểm nộp hồ sơ.

Sự thay đổi này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc lựa chọn địa điểm kinh doanh và giảm bớt áp lực tài chính ban đầu. Bên cạnh đó, yêu cầu về người đại diện theo pháp luật cũng được tinh giản đáng kể. Doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo người đại diện không bị hạn chế năng lực hành vi dân sự và đáp ứng một trong hai điều kiện: có trình độ đại học trở lên hoặc có ít nhất 02 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ việc làm.

2. Đơn giản hóa hồ sơ cấp phép: Bỏ Lý lịch tư pháp, tích hợp dữ liệu quốc gia

Nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính và chuyển đổi số, Điều 17 Nghị định 352/2025/NĐ-CP đã chính thức loại bỏ yêu cầu nộp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 trong hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép. Đây là một bước tiến lớn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

Đặc biệt, Nghị định nhấn mạnh việc khai thác dữ liệu từ các Cơ sở dữ liệu quốc gia. Cụ thể:

• Nếu thông tin về quyền sở hữu nhà đất đã có trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai, doanh nghiệp không cần nộp bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu.
• Nếu thông tin về hợp đồng lao động hoặc quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người đại diện đã có trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về Bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cũng được miễn nộp các giấy tờ chứng minh kinh nghiệm.

3. Thay đổi thẩm quyền và rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục

Thẩm quyền cấp phép hiện nay được tập trung về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định tại Điều 13 Nghị định 352/2025/NĐ-CP. Cơ quan này có quyền phân cấp hoặc ủy quyền cho các đơn vị trực thuộc thực hiện, tạo sự linh hoạt tối đa cho địa phương.

Thời gian giải quyết các thủ tục cũng được rút ngắn đáng kể để hỗ trợ doanh nghiệp:

• Cấp mới Giấy phép: Giảm xuống còn 05 ngày làm việc (trước đây là 07 ngày).
• Gia hạn Giấy phép: Chỉ còn 03 ngày làm việc (trước đây là 05 ngày).
• Cấp lại Giấy phép: Tối đa 03 ngày làm việc.

4. Đa dạng hình thức nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia

Doanh nghiệp giờ đây có thể lựa chọn nhiều phương thức nộp hồ sơ linh hoạt. Ngoài việc nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện, hình thức nộp trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia được khuyến khích và ưu tiên xử lý. Việc ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ giúp minh bạch hóa quy trình mà còn cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ mọi lúc, mọi nơi.

5. Bổ sung các trường hợp cấp lại và siết chặt quy định thu hồi giấy phép

Quy định mới tại Điều 18 Nghị định 352/2025/NĐ-CP mở rộng danh sách các trường hợp được cấp lại Giấy phép lên 06 trường hợp, bao gồm cả việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang địa bàn tỉnh khác.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các hành vi dẫn đến thu hồi Giấy phép tại Điều 20 Nghị định 352/2025/NĐ-CP, bao gồm:

• Vi phạm các hành vi bị nghiêm cấm theo Luật Việc làm 2025.
• Không duy trì đủ các điều kiện về trụ sở, ký quỹ hoặc người đại diện.
• Cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khác sử dụng Giấy phép.
• Bị xử phạt vi phạm hành chính từ 03 lần trong vòng 36 tháng.

Đáng chú ý, doanh nghiệp bị thu hồi giấy phép do vi phạm sẽ không được cấp lại trong thời hạn 03 năm kể từ ngày bị thu hồi.

6. Lời khuyên cho doanh nghiệp và lộ trình chuyển tiếp

Với những thay đổi có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, các doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại các điều kiện hoạt động. Theo Điều 28 Nghị định 352/2025/NĐ-CP, các doanh nghiệp đã được cấp phép trước ngày 01/01/2026 vẫn được tiếp tục hoạt động cho đến khi giấy phép hết hạn.

Việc nắm bắt sớm các quy định mới không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tận dụng tối đa các ưu đãi từ chính sách cải cách hành chính, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trong lĩnh vực dịch vụ việc làm đầy tiềm năng.