Kể từ ngày 01/6/2025, cộng đồng doanh nghiệp sẽ bước vào một giai đoạn mới trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử. Với việc ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Chính phủ đã đưa ra những sửa đổi, bổ sung quan trọng đối với Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Những thay đổi này không chỉ đơn thuần là thủ tục hành chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình vận hành và tính tuân thủ của mọi thực thể kinh tế.

Siết chặt thông tin hàng hóa và dịch vụ trên hóa đơn

Một trong những điểm đáng chú ý nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP là việc cụ thể hóa các yêu cầu về nội dung hóa đơn. Theo đó, việc ghi tên hàng hóa, dịch vụ phải đảm bảo tính chi tiết và minh bạch tuyệt đối.

Cụ thể, đối với các loại hàng hóa đặc thù có đăng ký quyền sở hữu hoặc sử dụng như ô tô, xe máy, hóa đơn bắt buộc phải thể hiện các thông số định danh như số khung, số máy. Đối với bất động sản, các thông tin về kích thước, số tầng cũng phải được ghi nhận rõ ràng. Đặc biệt, trong lĩnh vực vận tải, hóa đơn phải kèm theo biển kiểm soát phương tiện và hành trình vận chuyển cụ thể.

Quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi) nhấn mạnh: Tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải ghi bằng tiếng Việt, thể hiện đầy đủ, rõ ràng, chi tiết từng chủng loại hàng hóa, dịch vụ.

4 điểm mới đột phá trong nguyên tắc quản lý hóa đơn

Dựa trên hướng dẫn tại Công văn 348/CT-CS của Cục Thuế, có 4 thay đổi mang tính bước ngoặt mà doanh nghiệp cần nắm vững:

• Mở rộng phạm vi lập hóa đơn: Các trường hợp phải lập hóa đơn được mở rộng đáng kể theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Cơ chế khuyến khích người tiêu dùng: Cơ quan thuế sẽ triển khai các chương trình như "Hóa đơn may mắn" từ nguồn ngân sách nhà nước để thúc đẩy thói quen lấy hóa đơn của người dân.
• Ủy nhiệm lập hóa đơn linh hoạt: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hiện nay đã có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử mà không bắt buộc phải là bên liên kết.
• Tích hợp biên lai và hóa đơn: Việc cho phép tích hợp hai loại chứng từ này trên cùng một định dạng số là một bước tiến lớn trong công cuộc chuyển đổi số ngành thuế.

Thời điểm lập hóa đơn: Những mốc thời gian "vàng"

Việc xác định sai thời điểm lập hóa đơn là một trong những lỗi phổ biến dẫn đến xử phạt hành chính. Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã điều chỉnh các quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để phù hợp với thực tiễn kinh doanh hiện đại.

Đối với hoạt động bán hàng hóa thông thường, thời điểm lập hóa đơn vẫn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng. Tuy nhiên, với các lĩnh vực đặc thù, quy định có phần khắt khe hơn. Ví dụ, trong dịch vụ taxi sử dụng phần mềm, hóa đơn phải được lập ngay khi kết thúc chuyến đi. Với dịch vụ khám chữa bệnh, nếu khách hàng không yêu cầu, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tổng vào cuối ngày, nhưng phải lập ngay nếu có yêu cầu từ người bệnh.

Riêng đối với hoạt động xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không được quá ngày làm việc tiếp theo sau khi hoàn thành thủ tục thông quan. Đây là lưu ý cực kỳ quan trọng cho các doanh nghiệp có hoạt động giao thương quốc tế.

Tóm lại, những thay đổi từ ngày 01/6/2025 đòi hỏi bộ phận kế toán và ban lãnh đạo doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt hệ thống và kiến thức nghiệp vụ. Việc chủ động cập nhật và thực thi đúng các quy định mới không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn khẳng định uy tín và tính chuyên nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày càng minh bạch.