Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc quản lý hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu hành chính mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch. Mới đây, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã mang đến những thay đổi mang tính bước ngoặt đối với quy trình xử lý hóa đơn sai sót, có hiệu lực từ ngày 01/6/2025.

1. Chấm dứt thời kỳ "hủy hóa đơn" khi phát hiện sai sót

Một trong những thay đổi đáng chú ý nhất là việc bãi bỏ quy định hủy hóa đơn đã lập sai. Trước đây, theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu người bán phát hiện hóa đơn đã cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót thì được phép hủy và lập mới. Tuy nhiên, từ 01/6/2025, quy trình này sẽ được thay thế hoàn toàn bằng các hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, giúp cơ quan thuế theo dõi sát sao hơn vòng đời của từng số hóa đơn.

2. Văn bản thỏa thuận: "Lá chắn" pháp lý bắt buộc

Quy định mới nhấn mạnh tính đồng thuận giữa các bên. Cụ thể, trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử lập sai:

• Đối với khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp: Hai bên bắt buộc phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Đây là căn cứ quan trọng để giải trình với cơ quan thuế sau này.
• Đối với khách hàng cá nhân: Người bán chỉ cần thông báo cho người mua hoặc niêm yết công khai trên website của mình.

3. "Gom" nhiều hóa đơn sai để xử lý một lần

Nhằm giảm bớt gánh nặng thủ tục, Nghị định 70/2025/NĐ-CP cho phép lập duy nhất 01 hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai sót phát sinh trong cùng một tháng với cùng một khách hàng. Đi kèm với đó là Mẫu số 01/BK-ĐCTT - Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai, giúp việc đối soát trở nên khoa học và nhanh chóng hơn.

4. Hướng dẫn chi tiết cho các trường hợp đặc thù

Pháp luật cũng làm rõ cách xử lý trong các tình huống thực tế thường gặp:

• Thay đổi giá trị sau quyết toán: Khi có kết luận của cơ quan chức năng làm thay đổi giá trị, khối lượng đã thanh toán, người bán lập hóa đơn mới cho phần chênh lệch (ghi âm nếu giảm, ghi dương nếu tăng).
• Chiết khấu thương mại: Số tiền chiết khấu được điều chỉnh trực tiếp trên hóa đơn lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo, đảm bảo không vượt quá giá trị hàng hóa trên hóa đơn đó.
• Trả lại hàng hóa: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Tuy nhiên, nếu có thỏa thuận, người mua cũng có thể là bên lập hóa đơn trả hàng cho người bán.

5. Quy định mới về kỳ kê khai: Tránh nhầm lẫn cho kế toán

Việc xác định kỳ kê khai đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế giờ đây đã có hướng dẫn cụ thể:

• Trường hợp sai mã số thuế, sai tiền, thuế suất...: Kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn gốc bị điều chỉnh.
• Trường hợp điều chỉnh do thay đổi giá trị, chiết khấu, trả hàng: Kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Với những thay đổi lớn này, bộ phận kế toán cần rà soát lại quy trình nội bộ, chuẩn bị sẵn các mẫu văn bản thỏa thuận và cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử để sẵn sàng áp dụng từ tháng 6/2025. Việc tuân thủ đúng không chỉ giúp tránh bị xử phạt vi phạm hành chính mà còn khẳng định uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và cơ quan quản lý.