Tiền lương Giám đốc và bài toán chi phí hợp lý của doanh nghiệp

Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) luôn là vấn đề trọng tâm. Trong đó, tiền lương và tiền thưởng của Giám đốc thường chiếm một tỷ trọng không nhỏ. Tuy nhiên, không phải mọi khoản chi lương cho Giám đốc đều mặc nhiên được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý.

Để đảm bảo quyền lợi tối đa cho doanh nghiệp và tuân thủ đúng quy định pháp luật tại thời điểm cuối năm 2021, kế toán cần nắm vững các căn cứ pháp lý từ Luật Doanh nghiệp 2020 và các thông tư hướng dẫn về thuế hiện hành.

Căn cứ pháp lý về tiền lương của Giám đốc

Theo quy định tại khoản 3 Điều 163 Luật Doanh nghiệp 2020:

Tiền lương và tiền thưởng của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc được tính vào chi phí kinh doanh của công ty theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp và pháp luật có liên quan.

Như vậy, về nguyên tắc, tiền lương của Giám đốc là chi phí hợp lệ. Tuy nhiên, để được "trừ" khi xác định thu nhập chịu thuế, khoản chi này phải thỏa mãn các điều kiện khắt khe tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC).

3 điều kiện "vàng" để lương Giám đốc là chi phí được trừ

Để tiền lương, tiền thưởng chi trả cho Giám đốc không bị cơ quan thuế loại bỏ, doanh nghiệp cần đảm bảo 03 yếu tố sau:

• Chi trả thực tế: Doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán thực tế (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi qua ngân hàng). Các khoản lương chỉ nằm trên sổ sách mà không thực chi sẽ bị loại.
• Hồ sơ chứng từ đầy đủ: Khoản lương phải được quy định cụ thể về mức hưởng và điều kiện hưởng tại một trong các văn bản: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng của công ty.
• Đúng đối tượng: Đối với Giám đốc thuê ngoài hoặc Giám đốc trong công ty cổ phần, công ty TNHH nhiều thành viên, việc hạch toán khá thuận lợi nếu đủ chứng từ.

Cảnh báo rủi ro: Trường hợp Giám đốc Công ty TNHH Một thành viên

Đây là trường hợp đặc biệt dễ bị truy thu thuế nhất. Theo quy định tại điểm d khoản 2.6 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, các khoản chi sau KHÔNG được tính vào chi phí được trừ:

Tiền lương, tiền công của chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

Lưu ý: Ngay cả khi chủ công ty TNHH 1TV trực tiếp điều hành và tự trả lương cho mình, khoản lương này vẫn bị coi là lợi nhuận sau thuế và không được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp cần hết sức lưu ý điểm này để tránh hạch toán sai, dẫn đến bị phạt vi phạm hành chính về thuế.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo an toàn pháp lý, doanh nghiệp nên:

1. Rà soát lại toàn bộ hệ thống quy chế lương thưởng, đảm bảo tính thống nhất giữa Hợp đồng lao động và Quy chế tài chính.
2. Thực hiện chi trả lương qua tài khoản ngân hàng để có bằng chứng thép về việc chi trả thực tế.
3. Đối với công ty TNHH 1TV, thay vì trả lương cho chủ sở hữu, hãy cân nhắc các khoản chi phí hợp lý khác liên quan đến hoạt động điều hành có đầy đủ hóa đơn, chứng từ mang tên công ty.

Việc nắm vững các quy định về thuế không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn xây dựng nền tảng tài chính minh bạch, bền vững.