Trong hoạt động quản lý nhân sự và tài chính tại các công ty cổ phần, việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với người lao động là nghĩa vụ bắt buộc. Để xác nhận số thuế đã khấu trừ, doanh nghiệp có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân. Vậy thủ tục đề nghị cấp chứng từ này tại cơ quan thuế năm 2019 được thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo đơn và quy trình thực hiện chuẩn xác nhất.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì và tại sao doanh nghiệp cần phải cấp?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là loại giấy tờ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế. Đây là căn cứ quan trọng để cá nhân thực hiện thủ tục quyết toán thuế hoặc hoàn thuế với cơ quan nhà nước. Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ.

Việc không cấp chứng từ hoặc cấp không đúng quy định không chỉ gây khó khăn cho người lao động mà còn khiến doanh nghiệp đối mặt với các rủi ro pháp lý về quản lý ấn chỉ thuế.

2. Quy định pháp luật về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký, sử dụng và quản lý chứng từ khấu trừ thuế dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 và các luật sửa đổi, bổ sung liên quan.
• Thông tư 156/2013/TT-BTC hướng dẫn về quản lý thuế.
• Thông tư 37/2010/TT-BTC hướng dẫn về việc tự in chứng từ khấu trừ thuế trên máy tính.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hai hình thức: Mua chứng từ khấu trừ thuế do cơ quan thuế phát hành hoặc tự in chứng từ sau khi được sự chấp thuận của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

3. Mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu số 07/CTKT-TNCN)

Dưới đây là nội dung chi tiết của mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thường được sử dụng trong năm 2019:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN ĐỀ NGHỊ
CẤP CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN

Kính gửi: Chi cục Thuế/Cục Thuế ....................................................

1. Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: ....................................................................

2. Mã số thuế: ........................................................................................................

3. Địa chỉ: ...............................................................................................................

4. Số điện thoại: ................................................. 5. Số fax: ...................................

6. Số tài khoản: ................................................. 7. Nơi mở tài khoản: ...................

Theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành, căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị, đề nghị cơ quan thuế cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho đơn vị chúng tôi.

Chúng tôi cam kết chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo đúng các quy định hiện hành về quản lý và sử dụng ấn chỉ thuế.

......, ngày ...... tháng ...... năm ......
NGƯỜI ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

4. Hồ sơ và thủ tục nộp đơn tại cơ quan thuế

Để được cơ quan thuế giải quyết cấp chứng từ, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu 07/CTKT-TNCN nêu trên).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (có công chứng hoặc mang bản chính đối chiếu).
• Giấy giới thiệu của công ty cho người đi nộp hồ sơ.
• Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân của người được ủy quyền.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, kế toán nộp trực tiếp tại bộ phận Một cửa của cơ quan thuế quản lý. Thời gian giải quyết thường từ 2-5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

5. Những lưu ý quan trọng khi quản lý và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế

Sau khi được cấp chứng từ, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế:

• Báo cáo tình hình sử dụng: Hàng quý, doanh nghiệp phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu CTT25/AC) cho cơ quan thuế.
• Bảo quản chứng từ: Chứng từ khấu trừ thuế được quản lý như hóa đơn. Nếu làm mất, cháy, hỏng phải báo cáo ngay với cơ quan thuế trong vòng 05 ngày.
• Thời điểm cấp: Phải cấp ngay khi cá nhân có yêu cầu sau khi đã thực hiện khấu trừ thuế.

Việc tuân thủ đúng quy trình đề nghị cấp và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác kế toán của công ty cổ phần mà còn đảm bảo tối đa quyền lợi cho đội ngũ nhân sự, giúp họ yên tâm cống hiến cho doanh nghiệp.