Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, việc thực hiện các nghĩa vụ thuế và lệ phí là trách nhiệm bắt buộc. Đặc biệt, vào thời điểm cuối năm 2018, các công ty cổ phần thường phải chuẩn bị cho việc kê khai và nộp lệ phí môn bài cho năm tài chính tiếp theo. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng trực tiếp thực hiện các thủ tục này tại cơ quan thuế. Khi đó, Giấy ủy quyền khai, nộp lệ phí môn bài trở thành văn bản pháp lý thiết yếu để đảm bảo tính hợp pháp cho người thay mặt doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp cần Giấy ủy quyền nộp lệ phí môn bài?

Theo quy định tại Nghị định 139/2016/NĐ-CP, lệ phí môn bài là khoản thu mà tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh phải nộp định kỳ hàng năm. Đối với các công ty cổ phần có quy mô lớn, việc phân công nhân viên kế toán hoặc người phụ trách pháp chế đi thực hiện các thủ tục kê khai tại Chi cục Thuế là điều phổ biến.

Việc lập giấy ủy quyền không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ để cơ quan thuế xác định tư cách của người thực hiện giao dịch. Nếu thiếu văn bản này, các hồ sơ kê khai hoặc chứng từ nộp tiền có thể bị từ chối, dẫn đến chậm trễ và phát sinh các khoản phạt không đáng có theo quy định về quản lý thuế.

Căn cứ pháp lý về ủy quyền và lệ phí môn bài năm 2018

Tại thời điểm tháng 12/2018, việc ủy quyền được điều chỉnh bởi các quy định chung tại Bộ luật dân sự 2015. Cụ thể:

• Về hình thức: Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản (Giấy ủy quyền hoặc Hợp đồng ủy quyền).
• Về nội dung: Phải xác định rõ phạm vi ủy quyền, thời hạn ủy quyền và quyền hạn của người được ủy quyền trong việc ký kết các giấy tờ liên quan.

Bên cạnh đó, Thông tư 302/2016/TT-BTC cũng hướng dẫn chi tiết về mức thu và phương thức nộp lệ phí môn bài mà người được ủy quyền cần nắm rõ để thực hiện chính xác nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Mẫu Giấy ủy quyền khai, nộp lệ phí môn bài chuẩn pháp lý

Dưới đây là mẫu văn bản được thiết kế phù hợp cho các công ty cổ phần thực hiện thủ tục thuế trong năm 2018:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2018

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2018/GUQ-...

(Về việc thực hiện thủ tục kê khai và nộp lệ phí môn bài)

I. Bên ủy quyền (Sau đây gọi là Bên A)

Tên doanh nghiệp	……………………………………………………………
Mã số doanh nghiệp	……………… do …………… cấp ngày ……………
Địa chỉ trụ sở chính	……………………………………………………………
Người đại diện theo pháp luật	……………………………… Chức vụ: …………………

II. Bên được ủy quyền (Sau đây gọi là Bên B)

Họ và tên	…………………………… Giới tính: ……………………
Số CMND/Thẻ CCCD	……………… do …………… cấp ngày ……………
Hộ khẩu thường trú	……………………………………………………………
Chức vụ tại công ty	……………………………………………………………

III. Phạm vi ủy quyền

1. Bên B có quyền thay mặt Bên A liên hệ với Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để thực hiện các thủ tục: Kê khai lệ phí môn bài, nộp tờ khai lệ phí môn bài và nộp tiền lệ phí môn bài vào ngân sách nhà nước cho năm tài chính 2019.

2. Trong phạm vi ủy quyền, Bên B được quyền lập, ký tên trên các tờ khai, biểu mẫu, nhận thông báo thuế và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác có liên quan để hoàn tất công việc nêu trên.

3. Bên B có trách nhiệm thực hiện đúng nội dung ủy quyền và báo cáo kết quả cho Bên A sau khi hoàn thành.

Thời hạn ủy quyền: Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi công việc nêu trên hoàn thành hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu công ty)

Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo và sử dụng giấy ủy quyền

Để văn bản ủy quyền có giá trị pháp lý cao nhất và tránh bị cơ quan thuế từ chối, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Thông tin chính xác: Các thông tin về mã số thuế, địa chỉ trụ sở và thông tin cá nhân của người được ủy quyền phải khớp hoàn toàn với hồ sơ đăng ký kinh doanh và giấy tờ tùy thân.
• Con dấu pháp nhân: Đối với tổ chức, việc ủy quyền bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu chính thức của công ty.
• Thời hạn cụ thể: Nên ghi rõ thời hạn ủy quyền (ví dụ: đến hết ngày 31/01/2019) để dễ dàng quản lý và tránh việc lạm dụng quyền hạn sau khi công việc đã kết thúc.
• Số lượng bản sao: Nên lập ít nhất 03 bản (01 bản nộp cơ quan thuế, 01 bản người được ủy quyền giữ, 01 bản lưu tại công ty).

Việc chuẩn bị chu đáo Giấy ủy quyền khai, nộp lệ phí môn bài không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị hành chính và tài chính của công ty cổ phần.