Trong bối cảnh đẩy mạnh số hóa các thủ tục hành chính năm 2019, việc sở hữu chứng thư số (chữ ký số) đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp để thực hiện kê khai thuế qua mạng, nộp bảo hiểm xã hội điện tử hay thông quan hải quan. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, khi người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi làm thủ tục, việc lập Giấy ủy quyền đăng ký cấp chứng thư số là bước pháp lý không thể thiếu.

Chuyên viên pháp lý thực hiện thủ tục ủy quyền đăng ký chứng thư số cho doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý quan trọng khi thực hiện ủy quyền năm 2019

Việc ủy quyền đăng ký chứng thư số hiện nay được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật quan trọng sau:

• Bộ luật Dân sự 2015: Quy định chung về đại diện và ủy quyền giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân với pháp nhân.
• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH.
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP: Văn bản mới nhất hướng dẫn chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, thay thế các quy định cũ trước đây.

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi đăng ký chứng thư số?

Thông thường, người đại diện theo pháp luật (Giám đốc/Tổng giám đốc) là người có quyền ký kết các hợp đồng dịch vụ với nhà cung cấp chữ ký số (CA). Tuy nhiên, do khối lượng công việc lớn, họ thường ủy quyền cho nhân viên cấp dưới (như kế toán hoặc nhân sự) để trực tiếp liên hệ, nộp hồ sơ và nhận thiết bị USB Token.

Giấy ủy quyền này đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ, giúp nhà cung cấp dịch vụ xác định đúng đối tượng được phép thay mặt doanh nghiệp thực hiện giao dịch, tránh các rủi ro pháp lý về sau.

Thiết bị USB Token và hồ sơ đăng ký chứng thư số doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Mẫu Giấy ủy quyền đăng ký cấp chứng thư số chuẩn nhất

Dưới đây là mẫu văn bản được thiết kế phù hợp với yêu cầu của các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số và quy định pháp luật hiện hành:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……, ngày … tháng … năm 2019

GIẤY ỦY QUYỀN

(Về việc đăng ký cấp chứng thư số cho doanh nghiệp)

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP):

Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................

Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày ..../..../........

Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: ............................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN:

Họ và tên: ................................................. Giới tính: ............................................

Số CMND/CCCD: ................. do ................. cấp ngày ..../..../........

Hộ khẩu thường trú: .................................................................................................

Chỗ ở hiện tại: ........................................................................................................

III. NỘI DUNG ỦY QUYỀN:

1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền thực hiện các thủ tục đăng ký, nộp hồ sơ và nhận kết quả cấp chứng thư số tại Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số .................................................................

2. Bên được ủy quyền có trách nhiệm ký tên trên các giấy tờ, biểu mẫu cần thiết theo yêu cầu của cơ quan chức năng và nhà cung cấp dịch vụ để hoàn tất công việc nêu trên.

3. Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu doanh nghiệp)

Lưu ý khi soạn thảo và sử dụng Giấy ủy quyền

Để hồ sơ được chấp nhận nhanh chóng, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thông tin chính xác: Mọi thông tin về mã số thuế, địa chỉ và số CMND phải khớp hoàn toàn với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ tùy thân.
• Con dấu: Giấy ủy quyền bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu tròn của công ty.
• Hồ sơ kèm theo: Khi đi thực hiện thủ tục, người được ủy quyền cần mang theo bản sao y công chứng Giấy phép kinh doanh và CMND/CCCD của cả người đại diện và người được ủy quyền.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị hành chính tại đơn vị.