Tầm quan trọng của chứng thư số đối với Công ty hợp danh năm 2020

Bước sang năm 2020, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhà nước và giao dịch thương mại tại Việt Nam đã có những bước tiến mạnh mẽ. Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là Công ty hợp danh, chữ ký số (hay còn gọi là chứng thư số) không còn là lựa chọn mà đã trở thành công cụ bắt buộc để thực hiện các nghĩa vụ pháp lý như kê khai thuế qua mạng, nộp bảo hiểm xã hội điện tử hay giao dịch ngân hàng trực tuyến.

Theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu của doanh nghiệp trong môi trường điện tử. Tuy nhiên, để được cấp khóa chứng thư số, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thường phải trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho cá nhân khác thay mặt giải quyết thủ tục với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA).

Căn cứ pháp lý và đặc thù của Công ty hợp danh

Việc ủy quyền trong Công ty hợp danh cần được xem xét kỹ lưỡng dựa trên các quy định của Luật Doanh nghiệp 2014. Cụ thể:

"Các thành viên hợp danh có quyền đại diện theo pháp luật và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Mọi hạn chế đối với thành viên hợp danh trong việc thực hiện công việc kinh doanh hằng ngày của công ty chỉ có hiệu lực đối với bên thứ ba khi người đó biết về hạn chế đó."

Do đặc thù tất cả các thành viên hợp danh đều có quyền đại diện, việc xác định ai là người ký giấy ủy quyền cấp khóa chứng thư số cần căn cứ vào Điều lệ công ty hoặc quyết định của Hội đồng thành viên. Thông thường, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc sẽ là người đứng ra thực hiện việc ủy quyền này.

Hướng dẫn soạn thảo Giấy ủy quyền đề nghị cấp khóa chứng thư số

Để đảm bảo tính pháp lý, Giấy ủy quyền cần chứa đựng đầy đủ các thông tin sau:

• Thông tin Bên ủy quyền: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và thông tin người đại diện theo pháp luật ký tên.
• Thông tin Bên được ủy quyền: Họ tên, số CMND/Căn cước công dân, địa chỉ thường trú của người trực tiếp đi làm thủ tục.
• Nội dung ủy quyền: Ghi rõ phạm vi là thực hiện thủ tục đề nghị cấp khóa, nhận chứng thư số và các thiết bị liên quan (USB Token).
• Thời hạn ủy quyền: Thường là cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản thay thế.

Mẫu Giấy ủy quyền chuẩn cho Công ty hợp danh năm 2020

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền không chỉ giúp Công ty hợp danh tiết kiệm thời gian khi làm việc với các đơn vị cung cấp chữ ký số mà còn đảm bảo tính chặt chẽ về mặt pháp lý trong quản lý con dấu và chữ ký điện tử của doanh nghiệp.