Trong hoạt động kinh doanh của các Công ty hợp danh, việc phát sinh các giao dịch bán lẻ có giá trị nhỏ là điều thường xuyên xảy ra. Tuy nhiên, không phải lúc nào kế toán cũng cần xuất hóa đơn cho từng ổ bánh mì hay từng chiếc bút máy. Để đơn giản hóa thủ tục hành chính mà vẫn đảm bảo tính pháp lý, pháp luật thuế năm 2020 cho phép doanh nghiệp sử dụng Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.

Kế toán Công ty hợp danh cần nắm vững quy định về bảng kê bán lẻ để tối ưu hóa quản lý tài chính (ảnh minh họa)

Tại sao Công ty hợp danh cần lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, Công ty hợp danh là loại hình doanh nghiệp có ít nhất hai thành viên là chủ sở hữu chung của công ty. Với đặc thù quản lý chặt chẽ về trách nhiệm, việc minh bạch hóa mọi nguồn thu, kể cả những khoản nhỏ nhất, là vô cùng quan trọng.

Việc lập bảng kê bán lẻ không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao doanh thu thực tế mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để giải trình với cơ quan thuế khi quyết toán. Đặc biệt, trong bối cảnh năm 2020, khi các quy định về hóa đơn chứng từ đang có sự chuyển dịch, việc tuân thủ đúng Thông tư 39/2014/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những khoản phạt vi phạm hành chính không đáng có.

Điều kiện và trường hợp được phép lập Bảng kê bán lẻ năm 2020

Căn cứ vào Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC, Công ty hợp danh được phép lập bảng kê bán lẻ trong các trường hợp sau:

• Giá trị giao dịch thấp: Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần.
• Người mua không lấy hóa đơn: Người mua không yêu cầu lập hóa đơn cho giao dịch đó.
• Lập hóa đơn tổng: Cuối mỗi ngày, doanh nghiệp phải lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền tổng doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê.

"Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ 'người mua không lấy hóa đơn' hoặc 'người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế'."

Hoạt động bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng thường phát sinh nhiều giao dịch nhỏ lẻ (ảnh minh họa)

Hướng dẫn chi tiết cách ghi Bảng kê bán lẻ chuẩn pháp lý

Một bảng kê bán lẻ hợp lệ cần phải chứa đựng đầy đủ các thông tin để cơ quan thuế có thể đối soát. Dưới đây là mẫu bảng kê mà các Công ty hợp danh thường xuyên sử dụng:

Lưu ý khi điền bảng kê:

1. Tính liên tục: Các số thứ tự phải được ghi liên tục, không được bỏ trống dòng.
2. Độ chính xác: Đơn giá và thành tiền phải khớp với giá niêm yết tại cửa hàng hoặc văn phòng công ty.
3. Ký xác nhận: Bảng kê phải có chữ ký của người lập biểu và kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán).

Những lưu ý quan trọng để không bị cơ quan thuế "sờ gáy"

Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng chỉ cần lập bảng kê là xong. Tuy nhiên, để bảng kê này có giá trị khấu trừ thuế và hợp thức hóa chi phí, Công ty hợp danh cần lưu ý:

• Lập hóa đơn tổng cuối ngày: Đây là sai sót phổ biến nhất. Bảng kê chỉ là chứng từ trung gian, cuối ngày bạn bắt buộc phải xuất một hóa đơn tổng cho toàn bộ giá trị trên bảng kê đó.
• Lưu trữ chứng từ: Bảng kê bán lẻ phải được lưu trữ cùng với hóa đơn tổng và các chứng từ liên quan khác trong thời hạn 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
• Kiểm soát hạn mức: Nếu một khách hàng mua nhiều lần trong ngày mà tổng giá trị vượt quá 200.000 đồng, kế toán nên cân nhắc xuất hóa đơn riêng để đảm bảo an toàn pháp lý.

Việc quản lý tốt bảng kê bán lẻ không chỉ giúp Công ty hợp danh tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác kế toán, tạo niềm tin cho các thành viên hợp danh và đối tác kinh doanh.