Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc áp dụng hóa đơn điện tử tại các cây xăng đã trở thành quy định bắt buộc. Tuy nhiên, một câu hỏi khiến nhiều tài xế và doanh nghiệp băn khoăn là: Hóa đơn xăng dầu có bắt buộc ghi biển số xe không? Việc ghi thêm thông tin này mang lại lợi ích gì hay chỉ là thủ tục rườm rà? Hãy cùng phân tích dưới góc độ pháp lý.

Quy định về nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các nội dung chính trên hóa đơn điện tử bao gồm: tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, thông tin người bán, thông tin người mua, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, thành tiền và chữ ký số.

Đáng chú ý, trong danh mục các chỉ tiêu bắt buộc này không có quy định phải ghi biển số xe. Tuy nhiên, pháp luật cũng không cấm việc ghi thêm các thông tin khác để phục vụ công tác quản trị của doanh nghiệp hoặc theo yêu cầu của khách hàng. Thực tế, từ ngày 01/09/2023, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) đã chủ động bổ sung thông tin biển số xe lên hóa đơn điện tử nhằm tăng cường tính minh bạch và giúp khách hàng dễ dàng quản lý chi phí vận tải.

Trường hợp đặc biệt đối với khách hàng cá nhân

Đối với khách hàng là cá nhân không kinh doanh, quy định về hóa đơn có phần nới lỏng hơn để phù hợp với thực tế giao dịch nhanh tại các cửa hàng bán lẻ. Cụ thể, hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh không nhất thiết phải có đầy đủ các chỉ tiêu như mã số thuế người mua hay chữ ký điện tử của người mua.

"Riêng đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng."

Thời điểm xuất hóa đơn xăng dầu: Kết thúc từng lần bán

Một trong những điểm mới quan trọng mà người dân và doanh nghiệp cần lưu ý là thời điểm lập hóa đơn. Theo khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 và khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.

Quy định này nhằm chấm dứt tình trạng các cửa hàng xăng dầu gom doanh số để xuất hóa đơn tổng vào cuối ngày hoặc cuối tuần, gây khó khăn cho việc kiểm soát thuế và minh bạch tài chính. Việc xuất hóa đơn ngay sau khi bơm xăng giúp bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu thuế.

Lời khuyên từ chuyên gia

Dù biển số xe không phải là thông tin bắt buộc theo luật định, nhưng đối với các doanh nghiệp vận tải, việc yêu cầu ghi biển số xe vào hóa đơn là một giải pháp quản trị thông minh. Điều này giúp kế toán dễ dàng đối soát chi phí nhiên liệu cho từng đầu xe, tránh thất thoát và gian lận. Khi có nhu cầu này, bạn nên thông báo trước cho nhân viên trạm xăng để họ cập nhật thông tin vào hệ thống trước khi kết thúc giao dịch.

Tóm lại, việc không ghi biển số xe trên hóa đơn xăng dầu không vi phạm pháp luật và hóa đơn đó vẫn hoàn toàn hợp lệ để kê khai thuế, miễn là đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc khác theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019.