Trong hoạt động kinh doanh, việc quản lý hóa đơn chứng từ luôn là ưu tiên hàng đầu của bộ phận kế toán. Tuy nhiên, những rủi ro như thất lạc, cháy hỏng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) vẫn thường xuyên xảy ra, gây ra không ít lo lắng về các khoản phạt hành chính nặng nề. Vậy trong bối cảnh năm 2018, doanh nghiệp cần làm gì để xử lý đúng luật khi gặp sự cố này?

Quy trình xử lý khi làm mất hóa đơn đầu ra

Đối với bên bán, việc làm mất hóa đơn đã phát hành (bao gồm cả hóa đơn đã lập hoặc chưa lập) là một sai sót nghiêm trọng. Theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải thực hiện các bước sau:

• Lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn: Ngay khi phát hiện sự việc, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải lập báo cáo theo mẫu số 3.8 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này.
• Thời hạn nộp thông báo: Chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc, doanh nghiệp phải gửi thông báo tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Việc chậm trễ trong khâu báo cáo không chỉ khiến doanh nghiệp đối mặt với mức phạt mất hóa đơn mà còn có thể bị phạt thêm về hành vi chậm nộp thông báo theo quy định về quản lý thuế.

Cách giải quyết khi mất hóa đơn đầu vào (Liên 2)

Trường hợp người mua làm mất hóa đơn liên 2 (liên giao cho khách hàng) để kê khai thuế, quy trình xử lý có phần phức tạp hơn nhằm đảm bảo tính minh bạch của giao dịch. Cụ thể:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc. Người bán và người mua phải lập biên bản ghi rõ sự việc mất hóa đơn. Trong biên bản cần nêu rõ: Hóa đơn liên 1 người bán đã khai, nộp thuế vào tháng nào; thông tin về người đại diện pháp luật của hai bên; chữ ký và đóng dấu xác nhận.

Bước 2: Sao chụp và xác nhận hóa đơn. Người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn đó, ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao để giao cho người mua.

Bước 3: Sử dụng bản sao để kê khai. Người mua được phép sử dụng bản sao hóa đơn có xác nhận của người bán kèm theo biên bản nêu trên để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế GTGT đầu vào.

Mức xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn năm 2018

Mức phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn được quy định cụ thể tại Nghị định 49/2016/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 109/2013/NĐ-CP) và hướng dẫn tại Thông tư 176/2016/TT-BTC.

"Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến hạn lưu trữ."

Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định các trường hợp ngoại lệ để giảm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp trong các tình huống bất khả kháng:

• Miễn phạt tiền: Nếu việc mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất ngờ, bất khả kháng khác theo quy định của pháp luật.
• Phạt cảnh cáo: Áp dụng khi làm mất, cháy, hỏng các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ (người bán đã lập hóa đơn khác thay thế).
• Giảm nhẹ mức phạt: Nếu người bán tìm lại được hóa đơn đã mất trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì sẽ không bị phạt tiền. Trường hợp có tình tiết giảm nhẹ, mức phạt có thể giảm xuống mức tối thiểu (4 triệu đồng) hoặc chỉ bị phạt cảnh cáo nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ trở lên.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để hạn chế tối đa rủi ro này, các chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp nên sớm chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Việc lưu trữ dữ liệu trên hệ thống điện tử không chỉ giúp tránh được tình trạng mất mát vật lý mà còn giúp việc tra cứu, báo cáo trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

Trong trường hợp vẫn sử dụng hóa đơn giấy, kế toán cần thiết lập quy trình lưu trữ khoa học, có tủ hồ sơ chống cháy và kiểm kê định kỳ để phát hiện sớm các sai sót, từ đó có phương án xử lý kịp thời trong thời hạn 05 ngày theo quy định.