Giấy khai sinh không chỉ đơn thuần là một tờ giấy xác nhận sự ra đời của một con người, mà theo quy định của pháp luật Việt Nam, đây là văn bản hộ tịch gốc, chứa đựng những thông tin định danh quan trọng nhất của mỗi cá nhân từ khi sinh ra cho đến khi qua đời.

Giấy khai sinh - "Giấy thông hành" gốc của mỗi cá nhân

Trong hệ thống quản lý dân cư tại Việt Nam, Giấy khai sinh đóng vai trò là chứng thư pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất. Mọi thông tin trên các giấy tờ tùy thân sau này như Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu hay Bằng lái xe đều phải căn cứ vào dữ liệu trên Giấy khai sinh.

Theo quy định tại khoản 6 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014:

6. Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh; nội dung Giấy khai sinh bao gồm các thông tin cơ bản về cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 14 của Luật này.

Nội dung bắt buộc phải có trong Giấy khai sinh

Để hiểu rõ liệu có thể thêm tên thường gọi hay không, chúng ta cần xem xét các thành phần thông tin được phép ghi nhận chính thức. Căn cứ Điều 14 Luật Hộ tịch 2014, nội dung đăng ký khai sinh bao gồm:

• Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch.
• Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú.
• Số định danh cá nhân: Đây là dãy số định danh duy nhất gắn liền với cá nhân trong suốt cuộc đời.

Như vậy, đối chiếu với danh mục các thông tin cơ bản nêu trên, pháp luật hiện hành hoàn toàn không nhắc đến mục "tên thường gọi", "biệt danh" hay "tên gọi khác" trong nội dung chính của Giấy khai sinh.

Có được bổ sung tên thường gọi vào nội dung đã đăng ký?

Nhiều người vì thói quen sử dụng tên gọi ở nhà hoặc biệt danh trong giao dịch dân sự nên có nguyện vọng đưa thông tin này vào giấy tờ pháp lý để thuận tiện. Tuy nhiên, phạm vi thay đổi, cải chính hộ tịch được pháp luật quy định rất chặt chẽ để đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu dân cư.

Tại Điều 26 Luật Hộ tịch 2014, các trường hợp được thay đổi hộ tịch bao gồm:

1. Thay đổi họ, chữ đệm và tên của cá nhân trong nội dung khai sinh đã đăng ký khi có căn cứ theo quy định của pháp luật dân sự.
2. Thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung khai sinh đã đăng ký sau khi được nhận làm con nuôi theo quy định của Luật Nuôi con nuôi.

Việc "bổ sung tên thường gọi" không nằm trong phạm vi điều chỉnh của các quy định về thay đổi, cải chính hay bổ sung hộ tịch. Do đó, tính đến thời điểm năm 2021, không có cơ sở pháp lý để thêm tên thường gọi vào Giấy khai sinh.

Xử lý thế nào khi tên trong Giấy khai sinh không khớp với các giấy tờ khác?

Trong thực tế, không ít trường hợp người dân sử dụng tên thường gọi để làm các loại giấy tờ như học bạ, bằng lái xe, hoặc các hợp đồng dân sự, dẫn đến tình trạng không thống nhất với Giấy khai sinh bản gốc.

Khi xảy ra sự sai lệch này, nguyên tắc "Giấy khai sinh là gốc" sẽ được áp dụng tuyệt đối. Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định rõ về giá trị pháp lý của văn bản này:

1. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.

2. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.

3. Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.

Vì vậy, thay vì tìm cách sửa Giấy khai sinh để khớp với các giấy tờ khác, người dân cần thực hiện thủ tục điều chỉnh các hồ sơ, giấy tờ (như sổ bảo hiểm, bằng cấp, hồ sơ nhân sự...) theo đúng thông tin họ tên chính thức ghi trên Giấy khai sinh bản gốc.

Lời khuyên pháp lý

Việc thống nhất thông tin cá nhân trên mọi loại giấy tờ là vô cùng quan trọng để tránh những rắc rối pháp lý sau này, đặc biệt là trong các giao dịch liên quan đến tài sản, thừa kế hoặc xuất nhập cảnh. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc đối chiếu hoặc điều chỉnh giấy tờ, hãy liên hệ với cơ quan tư pháp hộ tịch tại địa phương để được hướng dẫn chi tiết theo đúng quy định của pháp luật.