Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khác nhau như thay đổi tên gọi, thay đổi hình thức con dấu để tăng tính bảo mật hoặc đơn giản là làm mới bộ nhận diện, các doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện thủ tục thay đổi mẫu con dấu. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc thay đổi này cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Doanh nhân thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến con dấu doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Quyền tự quyết về con dấu của doanh nghiệp theo quy định hiện hành

Kể từ khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực, doanh nghiệp đã được trao quyền tự quyết rất lớn đối với con dấu của mình. Cụ thể, theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Tuy nhiên, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện các thông tin sau đây:

a) Tên doanh nghiệp;

b) Mã số doanh nghiệp.

2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp...

2. Hồ sơ thay đổi mẫu con dấu Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Để thực hiện thay đổi mẫu con dấu, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo hướng dẫn tại Nghị định 96/2015/NĐ-CP. Thành phần hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp (theo mẫu quy định).
• Bản sao hợp lệ Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi con dấu.
• Quyết định của Hội đồng thành viên về việc thay đổi mẫu con dấu.
• Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu không phải là người đại diện theo pháp luật trực tiếp đi nộp).

Cận cảnh mẫu con dấu tròn doanh nghiệp và hồ sơ pháp lý (ảnh minh họa)

3. Mẫu Thông báo thay đổi mẫu con dấu doanh nghiệp

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được sử dụng phổ biến trong năm 2018 mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp: ………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ...........................................................................................

Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu như sau:

1. Mẫu con dấu:

2. Số lượng con dấu:

- Số lượng con dấu trước khi thay đổi: .................................................................

- Số lượng con dấu sau khi thay đổi: ....................................................................

3. Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu mới: từ ngày .... tháng ... năm ...........

Doanh nghiệp cam kết chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính trung thực và chính xác của nội dung thông báo này.

4. Những lưu ý quan trọng khi thay đổi con dấu

Khi thực hiện thay đổi con dấu trong bối cảnh pháp luật năm 2018, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Tính duy nhất: Mặc dù doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu, nhưng các con dấu phải có nội dung và hình thức thống nhất.
• Trách nhiệm quản lý: Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về việc quản lý và sử dụng con dấu. Việc mất con dấu hoặc sử dụng sai mục đích có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý nghiêm trọng.
• Thông báo cho đối tác: Sau khi mẫu con dấu mới có hiệu lực, doanh nghiệp nên chủ động thông báo cho ngân hàng và các đối tác kinh doanh quan trọng để cập nhật hồ sơ giao dịch, tránh gián đoạn trong công việc.

Việc nắm vững quy trình và chuẩn bị hồ sơ chu đáo sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính pháp lý trong mọi hoạt động giao dịch thương mại.