Tại sao doanh nghiệp cần cập nhật thông tin từ Giấy phép đầu tư trong năm 2018?

Tính đến thời điểm tháng 10 năm 2018, việc chuẩn hóa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp trên quy mô toàn quốc đang bước vào giai đoạn then chốt. Đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh), việc bổ sung và cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là quyền lợi thiết thực.

Việc cập nhật này giúp doanh nghiệp có một mã số doanh nghiệp duy nhất, thuận tiện cho các giao dịch hành chính, thuế, hải quan và bảo hiểm xã hội. Đặc biệt, trong bối cảnh Nghị định 108/2018/NĐ-CP vừa có hiệu lực từ ngày 10/10/2018, các quy định về liên thông thủ tục và số hóa hồ sơ càng được đẩy mạnh.

Căn cứ pháp lý quan trọng áp dụng tại thời điểm tháng 10/2018

Để thực hiện đúng thủ tục, doanh nghiệp cần đối chiếu các quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Khung pháp lý cao nhất điều chỉnh hoạt động của mọi loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP: Quy định chi tiết về hồ sơ, trình tự thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP: Văn bản sửa đổi, bổ sung quan trọng nhất trong năm 2018 về đăng ký doanh nghiệp.
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT: Ban hành hệ thống biểu mẫu, trong đó có Phụ lục II-18 dùng cho việc cập nhật thông tin.

Hướng dẫn chi tiết cách kê khai Giấy đề nghị cập nhật thông tin (Phụ lục II-18)

Mẫu đơn này được thiết kế để doanh nghiệp tự rà soát và cung cấp các thông tin còn thiếu hoặc chưa chính xác trên hệ thống. Dưới đây là các mục quan trọng cần lưu ý:

1. Thông tin định danh doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần ghi chính xác tên bằng chữ in hoa, mã số thuế (nếu đã có) và đặc biệt là số Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư cùng ngày cấp, nơi cấp. Đây là cơ sở để Phòng Đăng ký kinh doanh đối soát với hồ sơ gốc.

2. Ngành, nghề kinh doanh

Đây là phần thường gây lúng túng nhất. Doanh nghiệp phải mã hóa các ngành nghề đang hoạt động theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (mã cấp 4). Theo quy định tại Điều 7 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự do kinh doanh những ngành nghề mà pháp luật không cấm, nhưng phải thực hiện nghĩa vụ thông báo và cập nhật đầy đủ.

3. Vốn điều lệ và cơ cấu cổ đông/thành viên

Cần ghi rõ số vốn bằng đồng Việt Nam và giá trị tương đương theo đơn vị tiền nước ngoài (nếu có). Đối với công ty cổ phần, cần kê khai chi tiết các loại cổ phần và mệnh giá.

"Doanh nghiệp có trách nhiệm bổ sung, cập nhật thông tin còn thiếu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Nghị định này. Thông tin bổ sung, cập nhật không làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp."
— Trích dẫn tinh thần Điều 6 Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

Quy trình thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh năm 2018

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Bao gồm Giấy đề nghị theo mẫu Phụ lục II-18 và bản sao hợp lệ Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận đầu tư.

Bước 2: Nộp hồ sơ. Doanh nghiệp nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính hoặc nộp qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cập nhật thông tin vào hệ thống và cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cho đơn vị.

Những lưu ý 'vàng' để hồ sơ được chấp thuận nhanh chóng

Trong thực tế triển khai năm 2018, nhiều doanh nghiệp bị trả lại hồ sơ do sai sót về mã ngành hoặc thông tin người đại diện. Doanh nghiệp nên chủ động tra cứu mã ngành kinh tế trước khi kê khai. Ngoài ra, theo Nghị định 108/2018/NĐ-CP, việc ủy quyền thực hiện thủ tục cũng cần có văn bản ủy quyền kèm theo bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền.

Việc hoàn tất cập nhật thông tin trong năm 2018 sẽ giúp doanh nghiệp FDI sẵn sàng cho các đợt thanh kiểm tra và thuận lợi hơn trong việc mở rộng quy mô đầu tư tại Việt Nam trong những năm tiếp theo.