Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc tuân thủ các quy định về thuế và hóa đơn là yếu tố then chốt để đảm bảo tính minh bạch và tránh các rủi ro pháp lý. Một trong những nghĩa vụ định kỳ quan trọng nhất của kế toán chính là lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy định, thời hạn và mẫu báo cáo chuẩn nhất theo quy định pháp luật hiện hành năm 2019.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động báo cáo hóa đơn

Tại thời điểm năm 2019, các doanh nghiệp thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn dựa trên các văn bản pháp luật chủ chốt sau:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.
• Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Đối tượng và thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trách nhiệm nộp báo cáo được phân chia như sau:

1. Báo cáo theo quý

Đa số các doanh nghiệp đang hoạt động bình thường sẽ thực hiện nộp báo cáo theo quý. Thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên quý tiếp theo:

• Quý I: Chậm nhất là ngày 30/4.
• Quý II: Chậm nhất là ngày 30/7.
• Quý III: Chậm nhất là ngày 30/10.
• Quý IV: Chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau.

2. Báo cáo theo tháng

Các đối tượng sau đây phải nộp báo cáo theo tháng (thời hạn chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo):

• Doanh nghiệp mới thành lập (trong vòng 12 tháng đầu).
• Doanh nghiệp có hành vi vi phạm về hóa đơn hoặc thuộc diện rủi ro cao về thuế.

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)

Dưới đây là mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chuẩn theo Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC:

Các trường hợp đặc biệt cần lưu ý

Ngoài việc nộp báo cáo định kỳ, doanh nghiệp cần chú ý các tình huống phát sinh sau theo Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

• Thay đổi địa điểm kinh doanh: Khi chuyển địa điểm đến địa bàn khác cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi trước khi thực hiện các thủ tục tại nơi mới.
• Giải thể, phá sản, sáp nhập: Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp báo cáo cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế khi thực hiện chia, tách, sáp nhập hoặc giải thể.
• Trường hợp không sử dụng hóa đơn: Kể cả khi trong kỳ không phát sinh việc sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải nộp báo cáo với số lượng sử dụng ghi bằng không (=0).

Rủi ro khi chậm nộp báo cáo hóa đơn

Việc chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Thông tư 10/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 176/2016/TT-BTC). Mức phạt có thể dao động từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng tùy vào thời gian chậm nộp.

"Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định nộp cho cơ quan thuế."

Do đó, kế toán cần đặc biệt lưu ý các mốc thời gian quan trọng để thực hiện nộp báo cáo đúng hạn, đảm bảo hồ sơ thuế của doanh nghiệp luôn trong tình trạng tốt nhất.