Trong bối cảnh kinh tế số năm 2019, việc sở hữu một tên miền quốc gia ".vn" không chỉ là bảo vệ thương hiệu mà còn là bước đi chiến lược của các doanh nghiệp. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, các thủ tục hành chính thường đòi hỏi sự chặt chẽ về mặt pháp lý, đặc biệt là khi người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện hồ sơ.

Người đại diện theo pháp luật ký xác nhận giấy ủy quyền đăng ký tên miền (ảnh minh họa)

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi đăng ký tên miền Việt Nam?

Theo quy định tại Thông tư 24/2015/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông, chủ thể đăng ký tên miền phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin cung cấp. Khi doanh nghiệp thực hiện đăng ký thông qua một cá nhân (nhân viên hoặc dịch vụ bên ngoài), việc thiết lập một văn bản ủy quyền là bắt buộc để xác định quyền hạn và trách nhiệm của các bên trước Nhà đăng ký tên miền.

Căn cứ pháp lý về ủy quyền trong doanh nghiệp năm 2019

Việc ủy quyền trong nội bộ hoặc ra ngoài doanh nghiệp được điều chỉnh bởi hai văn bản luật quan trọng nhất tại thời điểm này:

• Bộ luật Dân sự 2015: Quy định về hình thức, nội dung và thời hạn ủy quyền. Giấy ủy quyền là một dạng giao dịch dân sự đơn phương hoặc thỏa thuận giữa các bên.
• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật trong việc ký kết các văn bản nhân danh công ty.

Thủ tục nộp hồ sơ đăng ký tên miền .VN tại văn phòng (ảnh minh họa)

Mẫu Giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký tên miền Việt Nam

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được thiết kế dành riêng cho Công ty TNHH hai thành viên trở lên, đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý cần thiết:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2019

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2019/GUQ-...

(Về việc nộp hồ sơ đăng ký tên miền Việt Nam)

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP)

• Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………
• Mã số doanh nghiệp: ……………… do …………… cấp ngày ……………
• Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………
• Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN

• Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………
• Số CMND/Thẻ CCCD: ……………… do …………… cấp ngày ……………
• Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………
• Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với Nhà đăng ký tên miền để thực hiện các thủ tục nộp hồ sơ, ký kết các bản khai đăng ký tên miền quốc gia Việt Nam ".vn" cho doanh nghiệp.

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận kết quả, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

Thời hạn ủy quyền: Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất thủ tục đăng ký tên miền hoặc cho đến khi có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu công ty)

Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo

Để tránh việc hồ sơ bị từ chối bởi các Nhà đăng ký tên miền, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thông tin chính xác: Mọi thông tin về mã số thuế, địa chỉ trụ sở phải khớp hoàn toàn với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Con dấu và chữ ký: Phải là chữ ký tươi của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu pháp nhân của công ty.
• Bản sao kèm theo: Khi đi nộp hồ sơ, người được ủy quyền cần mang theo bản sao CMND/CCCD của mình và bản sao Giấy phép kinh doanh của công ty để đối chiếu.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền không chỉ giúp quy trình đăng ký tên miền diễn ra nhanh chóng mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản số của mình ngay từ những bước đầu tiên.