Trong công tác quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), việc đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh là quyền lợi chính đáng của người lao động. Để thực hiện việc này thông qua cơ quan chi trả thu nhập, người nộp thuế cần lập Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc theo mẫu 05-ĐK-TH-TCT.

Chuyên viên kế toán đang thực hiện kê khai thuế cho người lao động (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý áp dụng năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, việc đăng ký thuế và giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật quan trọng sau:

• Thông tư 95/2016/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế.
• Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân.

Hướng dẫn chi tiết cách ghi Tờ khai mẫu 05-ĐK-TH-TCT

Mẫu tờ khai này được sử dụng khi cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công đăng ký thuế cho người phụ thuộc thông qua cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp, tổ chức). Nội dung tờ khai chia làm hai phần chính:

1. Đối với người phụ thuộc đã có CMND/CCCD hoặc hộ chiếu

Tại Mục I của tờ khai, kế toán cần lưu ý điền chính xác các thông tin sau:

• Họ và tên người phụ thuộc: Ghi bằng chữ in hoa có dấu.
• Mã số thuế: Nếu người phụ thuộc đã được cấp MST trước đó, bắt buộc phải điền vào cột này.
• Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: Phải trùng khớp với giấy tờ tùy thân đính kèm trong hồ sơ.
• Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ: Ghi rõ tháng/năm bắt đầu phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng và đủ điều kiện giảm trừ.

Việc đăng ký người phụ thuộc giúp giảm bớt gánh nặng thuế TNCN cho gia đình (ảnh minh họa)

2. Đối với người phụ thuộc là trẻ em chưa có CMND (Dùng Giấy khai sinh)

Tại Mục II, các thông tin về Giấy khai sinh là căn cứ pháp lý cao nhất để cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc:

• Cần ghi rõ Số, Quyển số, và Nơi đăng ký (xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố) theo đúng thông tin trên bản sao Giấy khai sinh.
• Thông tin về người nộp thuế (người trực tiếp nuôi dưỡng) cũng phải được kê khai đầy đủ để xác lập quan hệ gia cảnh.

Một số lưu ý quan trọng về hồ sơ chứng minh

Theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, người nộp thuế phải chuẩn bị hồ sơ chứng minh người phụ thuộc (như bản sao Giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy xác nhận mức thu nhập...) và lưu giữ tại cơ quan chi trả thu nhập.

"Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi một người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh. Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc thì thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc tương tự như trường hợp đăng ký người phụ thuộc lần đầu."

Việc kê khai sai lệch thông tin không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi thuế mà còn có thể dẫn đến các chế tài xử phạt về hành vi khai sai, trốn thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế.