Trong bối cảnh các quy định về bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm y tế (BHYT) liên tục có những điều chỉnh nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý, việc nắm vững cách kê khai các biểu mẫu hành chính là yêu cầu bắt buộc đối với bộ phận nhân sự và kế toán. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có sự thay đổi về thông tin pháp lý, Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS) đóng vai trò là 'chìa khóa' khởi đầu cho mọi giao dịch với cơ quan bảo hiểm.

Kế toán doanh nghiệp đang thực hiện kê khai hồ sơ bảo hiểm xã hội năm 2019 (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý và mục đích của Mẫu TK3-TS

Tính đến thời điểm tháng 8/2019, quy trình thu và quản lý BHXH, BHYT được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 và được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 888/QĐ-BHXH năm 2018 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Mẫu TK3-TS được sử dụng trong các trường hợp cụ thể sau:

• Đơn vị tham gia BHXH, BHYT lần đầu.
• Đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến.
• Khi có sự thay đổi thông tin của đơn vị như: tên đơn vị, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, loại hình doanh nghiệp...

Hướng dẫn chi tiết cách kê khai từng chỉ tiêu trên Mẫu TK3-TS

Việc kê khai chính xác không chỉ giúp hồ sơ được duyệt nhanh chóng mà còn đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng mục:

1. Thông tin định danh đơn vị

• [01]. Tên đơn vị: Ghi đầy đủ, chính xác tên theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập. Tuyệt đối không viết tắt các danh từ riêng.
• [02]. Mã số đơn vị: Đây là mã số do cơ quan BHXH cấp. Nếu là đơn vị đăng ký lần đầu, bạn hãy để trống mục này.
• [03]. Mã số thuế: Ghi mã số thuế được cấp. Hiện nay, mã số đơn vị thường được đồng bộ với mã số thuế để thuận tiện cho việc quản lý liên thông.

2. Địa chỉ và thông tin liên lạc

• [04]. Địa chỉ đăng ký kinh doanh: Ghi đúng địa chỉ ghi trên giấy phép.
• [05]. Địa chỉ giao dịch hoặc liên hệ: Đây là nơi cơ quan BHXH sẽ gửi văn bản, thông báo. Cần ghi rõ số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
• [06]. Loại hình đơn vị: Tùy vào thực tế để chọn: Doanh nghiệp ngoài nhà nước, Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), Hợp tác xã...

Sổ BHXH và thẻ BHYT là những giấy tờ quan trọng gắn liền với quá trình đóng bảo hiểm của đơn vị (ảnh minh họa)

3. Phương thức đóng và nội dung thay đổi

• [10]. Phương thức đóng khác: Chỉ áp dụng cho các đơn vị thuộc lĩnh vực nông, lâm, ngư, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm/khoán. Có thể chọn đóng 03 tháng hoặc 06 tháng một lần.
• [11]. Nội dung thay đổi, yêu cầu: Ghi rõ lý do lập tờ khai. Ví dụ: "Thay đổi địa chỉ trụ sở chính từ ngày 01/08/2019" hoặc "Đăng ký tham gia lần đầu".

Lưu ý quan trọng: Khi thay đổi thông tin đơn vị, bạn chỉ cần kê khai mã số thuế và các chỉ tiêu [01], [02], [09], [10] cùng nội dung thay đổi tại mục [11]. Điều này giúp tinh giản thủ tục hành chính theo đúng tinh thần của Quyết định 888/QĐ-BHXH.

Lời khuyên cho doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục

Trong năm 2019, ngành Bảo hiểm xã hội đang đẩy mạnh giao dịch điện tử. Do đó, bên cạnh việc lập tờ khai giấy, doanh nghiệp nên chủ động trang bị chữ ký số và phần mềm kê khai BHXH điện tử. Việc này không chỉ giúp lưu trữ hồ sơ khoa học mà còn giúp việc điều chỉnh thông tin trở nên nhanh chóng, giảm thiểu sai sót do yếu tố con người.

Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng mọi thông tin kê khai đều có chứng từ gốc đối chiếu (Giấy phép kinh doanh, Quyết định bổ nhiệm...). Thủ trưởng đơn vị cần ký tên, đóng dấu rõ ràng trước khi nộp cho cơ quan bảo hiểm quản lý trực tiếp.