Trong hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp năm 2019, việc tuân thủ các quy định về hóa đơn chứng từ là nhiệm vụ trọng tâm để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Đặc biệt, khi thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý 3/2019 đang đến gần, nhiều kế toán viên vẫn còn lúng túng về các quy định chuyển tiếp giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

Tầm quan trọng của Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn năm 2019

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC) là căn cứ để cơ quan thuế theo dõi việc phát hành và sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp. Việc minh bạch trong báo cáo không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nguồn lực mà còn là minh chứng cho sự tuân thủ pháp luật thuế.

Đối tượng và thời hạn nộp báo cáo Quý 3/2019

Căn cứ vào Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC, các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế đều có trách nhiệm nộp báo cáo theo quý.

• Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau. Như vậy, đối với Quý 3/2019, hạn chót nộp báo cáo là ngày 30/10/2019.
• Lưu ý đặc biệt: Ngay cả khi trong kỳ doanh nghiệp không sử dụng hóa đơn (không phát sinh doanh thu), vẫn phải nộp báo cáo với số lượng sử dụng bằng 0.

Hướng dẫn lập mẫu BC26/AC chuẩn pháp lý

Việc lập báo cáo cần đảm bảo tính chính xác tuyệt đối giữa số tồn đầu kỳ, số mua trong kỳ và số đã sử dụng, xóa bỏ hoặc hủy. Doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ lưỡng với sổ sách kế toán và bảng kê hóa đơn đầu ra để tránh sai sót.

Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Mức xử phạt khi chậm nộp hoặc không nộp báo cáo

Năm 2019, mức xử phạt đối với hành vi vi phạm về báo cáo hóa đơn được thực hiện theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn. Tùy vào số ngày chậm nộp, doanh nghiệp có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. Do đó, việc chủ động nộp báo cáo đúng hạn là cách tốt nhất để bảo vệ lợi ích tài chính của đơn vị.

Lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Một điểm quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý trong năm 2019 là lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Mặc dù thời hạn cuối cùng để hoàn thành chuyển đổi là ngày 01/11/2020, nhưng cơ quan thuế khuyến khích các doanh nghiệp có đủ điều kiện hạ tầng công nghệ nên chuyển đổi sớm để tối ưu hóa quy trình quản lý và giảm bớt gánh nặng báo cáo thủ công như mẫu BC26/AC hiện tại.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn sẽ giúp doanh nghiệp vững vàng hơn trong công tác quản trị thuế, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững trong tương lai.