Nỗi lo của người mới: Làm sao để thông quan hàng hóa mà không bị 'vướng'?

Đối với những nhân viên xuất nhập khẩu mới vào nghề, việc đối mặt với quy trình hải quan tại các cảng biển lớn như Cát Lái hay Hải Phòng luôn là một thử thách đầy áp lực. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong chứng từ hoặc khai báo sai mã HS, lô hàng của bạn có thể bị đình trệ, phát sinh chi phí lưu kho bãi khổng lồ. Đặc biệt, trong bối cảnh năm 2018, khi Thông tư 39/2018/TT-BTC vừa đi vào hiệu lực với nhiều thay đổi về hồ sơ điện tử, việc nắm vững quy trình là điều bắt buộc.

Cán bộ hải quan Việt Nam kiểm tra container tại cảng biển (ảnh minh họa)

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ - 'Xương sống' của mọi lô hàng

Trước khi hàng cập cảng, bạn cần có trong tay bộ chứng từ đầy đủ. Theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC, bộ hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Thỏa thuận giữa hai bên mua bán.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ quan trọng để tính thuế.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết về quy cách, trọng lượng hàng.
• Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Bằng chứng về việc vận chuyển hàng hóa.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Để được hưởng ưu đãi thuế quan (nếu có).

Lưu ý thực tế: Hãy kiểm tra kỹ tên người nhận hàng (Consignee) trên vận đơn phải khớp hoàn toàn với thông tin doanh nghiệp trên tờ khai.

Bước 2: Đăng ký chữ ký số và hệ thống VNACCS/VCIS

Để khai báo điện tử theo Điều 29 Luật Hải quan 2014, doanh nghiệp phải có chữ ký số đã đăng ký với Tổng cục Hải quan. Bạn cần thực hiện đăng ký trên cổng thông tin điện tử hải quan để hệ thống VNACCS chấp nhận tài khoản khai báo của doanh nghiệp.

Khai báo hải quan trên phần mềm VNACCS/VCIS (ảnh minh họa)

Bước 3: Khai và truyền tờ khai hải quan - Thời khắc quyết định

Sau khi nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice), bạn tiến hành lên tờ khai trên phần mềm (như ECUS/VNACCS). Sau khi truyền chính thức, hệ thống sẽ phân luồng tự động:

• Luồng Xanh: Chúc mừng bạn! Hàng được thông quan ngay sau khi nộp thuế. Bạn chỉ cần in mã vạch và xuống cảng lấy hàng.
• Luồng Vàng: Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ giấy. Bạn cần mang bộ chứng từ đến chi cục hải quan nơi đăng ký tờ khai để cán bộ kiểm tra.
• Luồng Đỏ: Đây là mức độ kiểm tra cao nhất. Ngoài việc kiểm tra hồ sơ, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa) để đối chiếu với khai báo.

Bước 4: Lấy lệnh giao hàng (D/O) và làm thủ tục tại cảng

Bạn mang vận đơn đến hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O). Lưu ý kiểm tra thời hạn miễn phí lưu container (DEM) và lưu bãi (DET) để tránh phát sinh chi phí ngoài ý muốn.

Đối với hàng luồng Vàng và Đỏ, sau khi cán bộ hải quan ký xác nhận trên tờ khai, bạn tiến hành nộp thuế (nếu chưa nộp) và thực hiện các bước cuối cùng tại bộ phận giám sát cảng.

Những điểm mới từ Thông tư 39/2018/TT-BTC cần đặc biệt lưu ý

"Người khai hải quan phải gửi các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan dưới dạng dữ liệu điện tử thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan."

Từ tháng 6/2018, việc nộp hồ sơ giấy đã được hạn chế tối đa. Hầu hết các chứng từ như Invoice, Packing List đều phải được scan và đính kèm (V5) lên hệ thống khi truyền tờ khai. Điều này giúp rút ngắn thời gian đi lại nhưng đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối của dữ liệu số.

Lời khuyên cho người mới bắt đầu

Đừng ngần ngại hỏi những người đi trước hoặc các đơn vị dịch vụ logistics nếu bạn gặp mã HS khó. Một sai sót trong việc áp mã thuế có thể dẫn đến việc bị phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật hải quan. Hãy luôn cập nhật các văn bản mới nhất như Luật Hải quan 2014 để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp mình.

Căn cứ pháp lý:

• Luật Hải quan 2014
• Thông tư 38/2015/TT-BTC
• Thông tư 39/2018/TT-BTC