Trong quá trình vận hành, vì nhiều lý do khách quan hoặc chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp có thể cần tạm dừng hoạt động của một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc này đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tính pháp lý và tránh các rủi ro về thuế.

Quy định về thời hạn và thời gian tạm ngừng hoạt động

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 và hướng dẫn tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 108/2018/NĐ-CP), doanh nghiệp có quyền tạm ngừng kinh doanh nhưng phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

• Thời hạn thông báo: Doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi địa điểm kinh doanh đã đăng ký chậm nhất 15 ngày trước khi tạm ngừng hoạt động.
• Thời gian tạm ngừng: Thời hạn tạm ngừng kinh doanh ghi trong thông báo không được quá một năm. Sau khi hết thời hạn đã thông báo, nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục tạm ngừng kinh doanh thì phải thông báo tiếp cho Phòng Đăng ký kinh doanh. Tổng thời gian tạm ngừng kinh doanh liên tiếp không được quá hai năm.

"Trường hợp doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đã đăng ký chậm nhất 15 ngày trước khi tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo."

Hồ sơ thông báo tạm ngừng hoạt động địa điểm kinh doanh

Để thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại khoản 1 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP bao gồm:

1. Thông báo về việc tạm ngừng hoạt động địa điểm kinh doanh: Sử dụng mẫu quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
2. Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện thủ tục mà ủy quyền cho cá nhân/tổ chức khác.
3. Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân: Của người được ủy quyền (Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực).

Trình tự và thủ tục thực hiện năm 2018

Kể từ ngày 10/10/2018, khi Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực, quy trình đăng ký doanh nghiệp đã có những cải cách đáng kể nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị kinh doanh.

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức:

• Nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi địa điểm kinh doanh đặt trụ sở.
• Nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là hình thức được khuyến khích để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ, trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan này sẽ kiểm tra tính hợp lệ và ra kết quả.

Bước 3: Nhận kết quả

Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp nhận Giấy xác nhận về việc địa điểm kinh doanh đã đăng ký tạm ngừng hoạt động. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản về các nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Việc tạm ngừng hoạt động địa điểm kinh doanh không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp chấm dứt mọi nghĩa vụ. Doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về các khoản nợ, hợp đồng đã ký kết và các nghĩa vụ thuế phát sinh trước thời điểm tạm ngừng (trừ trường hợp có thỏa thuận khác với chủ nợ hoặc đối tác).

Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư chưa cập nhật thông tin, cần thực hiện bổ sung cập nhật thông tin đăng ký hoạt động theo quy định hiện hành trước khi thực hiện thông báo tạm ngừng.