Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc nắm vững thủ tục về hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ thuế mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru. Đối với các công ty TNHH hai thành viên trở lên mới thành lập, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu thường đi kèm với nhiều bỡ ngỡ về quy trình và hạ tầng kỹ thuật.

Bước ngoặt từ hóa đơn giấy sang kỷ nguyên số

Kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, phương thức quản lý hóa đơn đã thay đổi hoàn toàn. Thay vì phải làm thủ tục đặt in và thông báo phát hành hóa đơn giấy rườm rà như trước đây, doanh nghiệp hiện nay thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tiếp với cơ quan thuế thông qua môi trường mạng. Quy định này tiếp tục được củng cố và hoàn thiện bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, giúp tối ưu hóa trải nghiệm cho người nộp thuế.

Điều kiện cần và đủ để đăng ký thành công

Để có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, công ty TNHH cần đảm bảo các điều kiện cơ bản về hạ tầng kỹ thuật. Cụ thể, doanh nghiệp phải có chữ ký số (Token hoặc chữ ký số từ xa) còn hiệu lực và kết nối internet ổn định. Bên cạnh đó, việc lựa chọn một tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín là vô cùng quan trọng để đảm bảo dữ liệu được truyền nhận thông suốt đến Tổng cục Thuế.

Quy trình 3 bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử 'chuẩn' pháp lý

Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trình tự thực hiện được tóm gọn qua các bước sau:

Bước 1: Lập tờ khai đăng ký (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT)

Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua phần mềm của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để lập tờ khai theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Tại đây, bạn cần xác định rõ hình thức hóa đơn (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) phù hợp với loại hình kinh doanh của công ty.

Bước 2: Gửi tờ khai và chờ xác nhận tiếp nhận

Sau khi ký số và gửi tờ khai, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký.

Bước 3: Nhận kết quả chấp nhận từ cơ quan thuế

"Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử."

Nếu nhận được thông báo chấp nhận, doanh nghiệp chính thức được phép sử dụng hóa đơn điện tử để xuất cho khách hàng.

Những lưu ý 'vàng' để tránh bị từ chối hồ sơ

Một trong những lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp bị từ chối là thông tin trên tờ khai không khớp với đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số bị lỗi. Ngoài ra, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần lưu ý việc tiêu hủy hóa đơn giấy cũ (nếu còn) ngay sau khi được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử để tránh rủi ro pháp lý về việc sử dụng song song hai loại hóa đơn.

Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các án phạt hành chính mà còn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng ngay từ những ngày đầu thành lập.