Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc quản lý hóa đơn đã có những bước tiến dài từ giấy sang điện tử. Tuy nhiên, đối với các công ty hợp danh, việc nắm vững quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vẫn là "kim chỉ nam" để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có. Vậy trong năm 2025, những đối tượng nào vẫn phải thực hiện nghĩa vụ này và thời hạn cụ thể ra sao?

Ai là đối tượng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, không phải mọi doanh nghiệp đều phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC) như trước đây. Nghĩa vụ này hiện nay chủ yếu tập trung vào các nhóm đối tượng cụ thể:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế mua hóa đơn của cơ quan thuế.
• Các đơn vị vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy (trong các trường hợp đặc thù được phép).
• Doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế hoặc có hành vi vi phạm về hóa đơn.

Đặc biệt, ngay cả khi trong kỳ không phát sinh việc sử dụng hóa đơn, các đơn vị thuộc đối tượng nêu trên vẫn phải gửi báo cáo với số lượng sử dụng bằng 0.

"Hàng quý, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/AC ban hành kèm theo Nghị định này."

Nội dung trên được quy định chi tiết tại Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Thời hạn nộp báo cáo: Chậm một ngày, rủi ro mười phần

Việc tuân thủ thời gian nộp báo cáo không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp công ty hợp danh tránh được các khoản phạt vi phạm hành chính về thuế. Tùy vào đặc điểm hoạt động, doanh nghiệp sẽ nộp theo tháng hoặc theo quý.

1. Đối với báo cáo theo tháng

Áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế hoặc đang bị giám sát đặc biệt. Thời hạn nộp chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo. Việc này thường được duy trì trong ít nhất 12 tháng trước khi cơ quan thuế có thông báo mới.

2. Đối với báo cáo theo quý

Đây là hình thức phổ biến nhất. Các công ty hợp danh không thuộc diện rủi ro cao sẽ thực hiện nộp báo cáo theo các mốc thời gian sau:

• Quý I: Chậm nhất ngày 30/4.
• Quý II: Chậm nhất ngày 30/7.
• Quý III: Chậm nhất ngày 30/10.
• Quý IV: Chậm nhất ngày 30/01 của năm sau.

Những lưu ý "vàng" để tránh sai sót

Trong quá trình thực hiện, kế toán công ty hợp danh cần đặc biệt lưu tâm đến các trường hợp thay đổi cấu trúc doanh nghiệp. Cụ thể, khi có sự kiện chia, tách, sáp nhập, giải thể hoặc chuyển đổi sở hữu, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh sang địa bàn khác do cơ quan thuế khác quản lý, việc nộp báo cáo phải được thực hiện tại cơ quan thuế nơi chuyển đi trước khi hoàn tất thủ tục tại nơi mới.

Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản liên quan sẽ giúp bộ máy tài chính của công ty hợp danh vận hành trơn tru, tạo niềm tin với cơ quan quản lý và đối tác.