Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc phát hiện sai sót trên tờ khai hải quan sau khi đã đăng ký là tình huống không hiếm gặp. Tuy nhiên, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể tự ý chỉnh sửa. Việc nắm vững các quy định về khai bổ sung hồ sơ hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ đúng luật mà còn là "lá chắn" hữu hiệu trước các quyết định xử phạt hành chính nặng nề.

Thời điểm vàng để khai bổ sung hồ sơ hải quan

Theo quy định tại Điều 29 Luật Hải quan 2014 và được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), doanh nghiệp có các mốc thời gian quan trọng sau:

1. Khai bổ sung trong thông quan

• Trước khi phân luồng: Doanh nghiệp được tự do khai bổ sung mà không bị xử phạt.
• Sau khi phân luồng nhưng trước khi kiểm tra hồ sơ: Đây là thời điểm doanh nghiệp phát hiện sai sót và chủ động khai báo để giảm thiểu rủi ro.
• Theo yêu cầu của cơ quan hải quan: Khi công chức hải quan phát hiện sự không phù hợp giữa hồ sơ và thực tế hàng hóa.

"Người khai hải quan xác định có sai sót trong việc khai hải quan được thực hiện khai bổ sung đối với hàng hóa đang làm thủ tục hải quan: trước thời điểm cơ quan hải quan thông báo việc kiểm tra trực tiếp hồ sơ hải quan." - Trích khoản 4 Điều 29 Luật Hải quan 2014.

2. Khai bổ sung sau khi hàng hóa đã thông quan

Đối với hàng hóa đã thông quan, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý mốc 60 ngày. Trong thời hạn này, nếu chủ động phát hiện sai sót và khai báo trước khi có quyết định kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra, doanh nghiệp sẽ tránh được các rắc rối pháp lý phức tạp.

Quy trình thực hiện khai bổ sung chuyên nghiệp

Hiện nay, hầu hết các thủ tục đều được thực hiện qua phương thức điện tử. Doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Khai báo trên hệ thống

Sử dụng phần mềm khai báo hải quan để tạo tờ khai bổ sung (thường là nghiệp vụ AMA). Doanh nghiệp cần điền chính xác các chỉ tiêu thông tin cần thay đổi và lý do cụ thể.

Bước 2: Nộp chứng từ kèm theo

Tùy vào nội dung bổ sung (số lượng, trị giá, mã HS...), doanh nghiệp phải đính kèm các chứng từ chứng minh như: Hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói (Packing List) hoặc các văn bản xác nhận từ phía đối tác nước ngoài.

Bước 3: Tiếp nhận phản hồi từ cơ quan hải quan

Trong thời hạn 02 giờ làm việc kể từ khi tiếp nhận đủ hồ sơ, cơ quan hải quan sẽ thông báo kết quả kiểm tra. Nếu bị từ chối, doanh nghiệp sẽ nhận được lý do cụ thể để điều chỉnh kịp thời.

Những lưu ý "sống còn" cho doanh nghiệp TNHH

Đối với các công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc quản lý hồ sơ hải quan cần sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận xuất nhập khẩu và kế toán. Một số lưu ý quan trọng:

• Hàng rời, hàng xá: Thường có sai lệch về trọng lượng do đặc thù vận chuyển. Doanh nghiệp cần có biên bản giám định hoặc phiếu cân cảng để làm cơ sở khai bổ sung.
• Thay đổi cảng đích/cửa khẩu xuất: Nếu làm thay đổi phương thức vận chuyển, doanh nghiệp buộc phải hủy tờ khai cũ để mở tờ khai mới thay vì khai bổ sung.
• Xử phạt hành chính: Việc khai bổ sung sau thời hạn quy định hoặc sau khi cơ quan hải quan đã kiểm tra thường dẫn đến các quyết định xử phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

Tóm lại, sự chủ động và chính xác là chìa khóa trong thủ tục hải quan. Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm tra chéo hồ sơ trước khi truyền tờ khai để hạn chế tối đa việc phải khai bổ sung, giúp dòng chảy hàng hóa luôn thông suốt.