Thực trạng ủy quyền nhận lương và rủi ro về thuế

Trong thực tế quản lý lao động, không hiếm trường hợp người lao động vì lý do khách quan như chưa kịp mở tài khoản ngân hàng hoặc đang ở xa, đã thực hiện ủy quyền cho người khác nhận thay tiền lương. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp, việc chi trả lương qua tài khoản của một bên thứ ba không chỉ đơn thuần là giao dịch dân sự mà còn liên quan trực tiếp đến việc xác định chi phí hợp lý khi quyết toán thuế. Nếu không nắm vững các quy định pháp lý, doanh nghiệp rất dễ bị loại bỏ khoản chi này khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Mới đây, Cục Thuế tỉnh Tây Ninh đã ban hành Công văn 654/TNI-QLDN1 nhằm làm rõ các điều kiện để khoản chi lương qua người được ủy quyền được tính vào chi phí được trừ. Đây là hướng dẫn quan trọng giúp các đơn vị tối ưu hóa nghĩa vụ thuế mà vẫn đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Căn cứ pháp lý về việc trả lương qua người ủy quyền

Theo quy định tại khoản 1 Điều 94 Bộ luật Lao động 2019, nguyên tắc trả lương được nêu rõ:

"Người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động. Trường hợp người lao động không thể nhận lương trực tiếp thì người sử dụng lao động có thể trả lương cho người được người lao động ủy quyền hợp pháp."

Như vậy, pháp luật lao động hoàn toàn cho phép việc ủy quyền nhận lương. Tuy nhiên, để khoản chi này được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, doanh nghiệp cần đáp ứng 3 điều kiện "vàng" sau đây.

3 điều kiện để được trừ thuế TNDN theo Công văn 654/TNI-QLDN1

1. Hoàn thiện hồ sơ lao động thực tế

Doanh nghiệp phải chứng minh được khoản chi lương là có thật và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Hồ sơ bắt buộc phải bao gồm: Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng tính lương thể hiện rõ ràng các khoản thu nhập của người lao động. Đây là bằng chứng pháp lý đầu tiên để xác định nghĩa vụ trả lương của doanh nghiệp.

2. Tính pháp lý của văn bản ủy quyền

Đây là điều kiện then chốt để bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro tranh chấp. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản (Hợp đồng ủy quyền hoặc Giấy ủy quyền) đúng quy định của pháp luật dân sự. Đặc biệt, văn bản này cần được công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền. Trong nội dung ủy quyền, phải ghi rõ thông tin định danh của các bên và số tài khoản ngân hàng của người nhận thay.

3. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Đối với các khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Khi thực hiện lệnh chuyển tiền (Ủy nhiệm chi), nội dung chuyển khoản phải ghi rõ: "Thanh toán tiền lương cho [Tên người lao động] theo văn bản ủy quyền ngày... tháng... năm...". Việc minh bạch hóa nội dung chuyển khoản giúp cơ quan thuế dễ dàng đối soát và chấp nhận tính hợp lệ của chi phí.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc áp dụng linh hoạt các hình thức trả lương giúp doanh nghiệp hỗ trợ người lao động tốt hơn, nhưng cũng đòi hỏi sự cẩn trọng trong khâu lưu trữ hồ sơ. Các chuyên gia pháp lý khuyến cáo doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ các trường hợp đang trả lương qua người thân hoặc bên thứ ba để bổ sung văn bản ủy quyền có chứng thực kịp thời, tránh việc bị truy thu thuế TNDN đáng tiếc trong các kỳ thanh tra, kiểm tra thuế sắp tới.