Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc bỏ sót hóa đơn đầu vào là tình huống "dở khóc dở cười" mà không ít kế toán gặp phải. Sự nhầm lẫn này không chỉ gây áp lực về mặt sổ sách mà còn khiến chủ doanh nghiệp lo lắng về nguy cơ bị xử phạt hoặc mất quyền lợi khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT). Vậy pháp luật hiện hành quy định thế nào về việc "sửa sai" này?

Quên hóa đơn đầu vào có được khấu trừ bổ sung không?

Theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền kê khai bổ sung các hóa đơn bị bỏ sót. Cụ thể, tại khoản 8 Điều 14 của văn bản này nêu rõ:

Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt đã xuất dùng hay còn để trong kho. Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

Như vậy, "chìa khóa" ở đây chính là thời điểm phát hiện. Doanh nghiệp cần thực hiện kê khai bổ sung trước khi có quyết định thanh tra, kiểm tra từ cơ quan thuế để đảm bảo quyền lợi tối đa.

Kê khai hóa đơn bỏ sót từ năm trước: Liệu có khả thi?

Nhiều kế toán lo ngại rằng các hóa đơn từ năm tài chính trước đã đóng sổ thì không thể bổ sung. Tuy nhiên, căn cứ vào Luật Quản lý thuế 2019 và hướng dẫn tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, việc kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế được thực hiện khá linh hoạt.

Cụ thể, theo Điều 47 Luật Quản lý thuế, người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp có sai, sót thì được khai bổ sung trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót nhưng trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra.

Quy trình 3 bước xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót

Để xử lý tình trạng này một cách chuyên nghiệp và đúng luật, kế toán cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn. Đảm bảo hóa đơn bỏ sót đáp ứng đủ điều kiện khấu trừ (có hóa đơn GTGT hợp pháp, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên...).
• Bước 2: Thực hiện kê khai bổ sung trên phần mềm HTKK. Đăng nhập phần mềm, chọn tờ khai thuế GTGT khấu trừ (01/GTGT), chọn kỳ kê khai có sai sót và tiến hành nhập liệu bổ sung.
• Bước 3: Nộp hồ sơ khai bổ sung. Gửi tờ khai bổ sung và bản giải trình khai bổ sung (Mẫu 01/KHBS) qua hệ thống thuế điện tử.

Cách kiểm soát hóa đơn đầu vào, tránh sai sót lặp lại

Thay vì phải loay hoay sửa sai, doanh nghiệp nên chủ động kiểm soát hóa đơn thông qua hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Việc tra cứu định kỳ tại website hoadondientu.gdt.gov.vn sẽ giúp kế toán đối chiếu chính xác danh sách hóa đơn mua vào trong tháng, từ đó phát hiện ngay các hóa đơn chưa được hạch toán.

Việc nắm vững các quy định tại khoan 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế bổ sung sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong việc quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật thuế.