Trong kỷ nguyên số hóa mạnh mẽ của năm 2026, việc chuyển đổi từ hợp đồng lao động giấy truyền thống sang hợp đồng lao động điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu tại các doanh nghiệp Việt Nam. Sự tiện lợi, nhanh chóng và tối ưu chi phí là những ưu điểm không thể phủ nhận. Tuy nhiên, đi kèm với sự tiện lợi đó là những thách thức pháp lý vô cùng lớn, đặc biệt là nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay khi triển khai ký kết hợp đồng điện tử vẫn còn khá mơ hồ về ranh giới giữa việc thu thập thông tin phục vụ quản lý và hành vi xâm phạm quyền riêng tư. Liệu quy trình số hóa của doanh nghiệp bạn có đang tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành?

Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử

Để hiểu rõ về tính pháp lý, trước hết chúng ta cần đối chiếu với quy định tại Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể, tại Điều 14 của Bộ luật này đã thừa nhận hình thức giao kết điện tử:

"Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản."

Như vậy, về mặt nguyên tắc, một hợp đồng lao động được ký kết qua email, ứng dụng chuyên dụng hay các nền tảng số hoàn toàn có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy, miễn là nó tuân thủ các điều kiện về thông điệp dữ liệu và chữ ký điện tử theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2023.

Tuy nhiên, rắc rối thường phát sinh khi doanh nghiệp lưu trữ, xử lý các thông điệp dữ liệu này mà không có biện pháp bảo mật phù hợp, dẫn đến việc rò rỉ thông tin cá nhân của người lao động.

Nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp khi ký hợp đồng điện tử

Khi thực hiện giao kết hợp đồng điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải thu thập một lượng lớn thông tin cá nhân của người lao động như: Họ tên, ngày tháng năm sinh, số CCCD, địa chỉ cư trú, số tài khoản ngân hàng, và thậm chí là cả thông tin sinh trắc học (vân tay, khuôn mặt) để xác thực chữ ký số. Theo quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp lúc này đóng vai trò là Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.

Do đó, doanh nghiệp phải áp dụng nghiêm ngặt các biện pháp bảo vệ dữ liệu theo quy định. Tại Điều 26 và Điều 27 của Nghị định này, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống quản lý, biện pháp kỹ thuật và quy trình kiểm tra an ninh mạng chặt chẽ để bảo vệ dữ liệu cá nhân cơ bản của người lao động.

Đặc biệt, đối với các dữ liệu cá nhân nhạy cảm (như thông tin về sức khỏe, lý lịch tư pháp, hoặc dữ liệu sinh trắc học), doanh nghiệp còn phải tuân thủ quy định tại Điều 28. Cụ thể, doanh nghiệp phải chỉ định bộ phận và nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân, đồng thời thông báo cho chủ thể dữ liệu biết việc dữ liệu nhạy cảm của họ đang được xử lý.

Quyền và nghĩa vụ của người lao động đối với dữ liệu cá nhân của mình

Không chỉ doanh nghiệp, bản thân người lao động cũng cần nâng cao nhận thức về quyền lợi và trách nhiệm của mình trong môi trường số. Theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP, người lao động có các nghĩa vụ sau:

• Tự bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình; yêu cầu các tổ chức, cá nhân khác có liên quan bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình.
• Tôn trọng, bảo vệ dữ liệu cá nhân của người khác (ví dụ: không tự ý chia sẻ thông tin của đồng nghiệp, khách hàng).
• Cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu cá nhân khi đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân để phục vụ việc giao kết hợp đồng lao động.
• Thực hiện đúng các quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Trong thực tế, nhiều người lao động khi đặt bút ký (hoặc click chuột ký) vào các điều khoản hợp đồng điện tử thường có thói quen lướt nhanh qua các điều khoản về bảo mật thông tin. Đây là một thói quen tai hại, bởi việc hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình sẽ giúp người lao động tự bảo vệ bản thân trước các nguy cơ lừa đảo công nghệ cao hoặc tranh chấp lao động không đáng có.

Lời khuyên thiết thực cho doanh nghiệp trong năm 2026

Để việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử diễn ra mượt mà, đúng luật và tránh các rủi ro bị xử phạt hành chính (hoặc thậm chí là tranh chấp pháp lý kéo dài), doanh nghiệp cần thực hiện ngay các bước sau:

1. Rà soát lại toàn bộ quy trình ký kết: Đảm bảo nền tảng ký hợp đồng điện tử được cung cấp bởi các đơn vị uy tín, có chứng nhận an toàn thông tin và tuân thủ Luật Giao dịch điện tử.
2. Xây dựng Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân (DPA): Đây là văn bản bắt buộc đi kèm hoặc là một điều khoản chi tiết trong hợp đồng lao động, thể hiện rõ sự đồng ý tự nguyện của người lao động đối với việc thu thập và xử lý thông tin của họ.
3. Đào tạo nội bộ: Nâng cao nhận thức cho bộ phận nhân sự (HR) và công nghệ thông tin (IT) về các quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP để tránh các sai sót nghiệp vụ vô tình làm lộ lọt thông tin.

Việc tuân thủ pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn là nền tảng vững chắc để xây dựng niềm tin, nâng cao uy tín thương hiệu tuyển dụng trong mắt người lao động và đối tác.