Trong hoạt động kinh doanh, việc phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử sau khi đã gửi cho người mua là tình huống không hiếm gặp. Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật thuế, doanh nghiệp cần nắm vững quy trình xử lý theo các quy định mới nhất. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các bước thực hiện dựa trên căn cứ pháp lý hiện hành.

Các trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót thường gặp

Tùy vào tính chất của lỗi sai mà pháp luật quy định các phương thức xử lý khác nhau. Thông thường, sai sót được chia thành hai nhóm chính: sai sót không ảnh hưởng đến số tiền (như tên, địa chỉ) và sai sót trọng yếu ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế (như mã số thuế, số tiền, thuế suất).

Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình xử lý cụ thể như sau:

1. Sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng ghi đúng mã số thuế thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

2. Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách hàng hóa

Đây là những sai sót trọng yếu, người bán có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý sau:

• Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
• Cách 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Trích dẫn quy định về xử lý hóa đơn sai sót

Để hiểu rõ hơn về kỹ thuật lập hóa đơn, chúng ta cần xem xét nguyên văn quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

"b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau: [...] b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót... b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót..."

Xử lý hóa đơn cũ (theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP) có sai sót

Đối với các hóa đơn đã lập theo quy định cũ tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP mà nay mới phát hiện sai sót, doanh nghiệp thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Cụ thể, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT và lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc lựa chọn giữa hóa đơn điều chỉnh hay thay thế phụ thuộc vào sự thống nhất giữa người mua và người bán cũng như tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Tuy nhiên, dù chọn cách nào, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo việc gửi thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan thuế kịp thời để tránh các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn.