Trong tiến trình lãnh đạo và chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chính trị, hồ sơ tài liệu hình thành qua các kỳ đại hội đảng bộ giữ vị trí đặc biệt thiêng liêng và quan trọng. Ngày 03/10/2026, Văn phòng Trung ương Đảng đã chính thức ban hành Hướng dẫn 24-HD/VPTW năm 2026 về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng ở tỉnh, thành phố và xã, phường, đặc khu. Văn bản này đã xác lập khuôn khổ chuẩn hóa mới, quy định rõ ràng những nhóm tài liệu mang tính sống còn bắt buộc phải được bảo quản vĩnh viễn.

Vì sao nghị quyết và biên bản đại hội đảng bộ phải lưu trữ vĩnh viễn?

Đại hội đảng bộ các cấp là sự kiện chính trị trọng đại định kỳ 5 năm một lần, nơi tập trung trí tuệ tập thể, đánh giá chặng đường phát triển và hoạch định chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, xây dựng hệ thống chính trị tại địa phương. Do đó, hồ sơ tài liệu của đại hội không đơn thuần là văn bản hành chính thông thường mà là nguồn sử liệu trực tiếp, mang giá trị lịch sử, chính trị, pháp lý và thực tiễn vô cùng to lớn đối với Luật Lưu trữ 2024 cũng như hệ thống tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.

Căn cứ theo mục 2 của Hướng dẫn 24-HD/VPTW năm 2026, thời hạn lưu trữ vĩnh viễn được áp dụng đối với toàn bộ các hồ sơ, tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ, hoạt động cốt lõi của đại hội đại biểu đảng bộ cấp tỉnh, cấp xã. Việc bảo quản trọn đời những tài liệu này giúp phục vụ công tác tra cứu, nghiên cứu lý luận, tổng kết thực tiễn, đồng thời làm căn cứ chuẩn mực bảo vệ nền tảng tư tưởng và kỷ cương của Đảng qua từng thời kỳ lịch sử.

Danh mục tài liệu đại hội đảng bộ cấp tỉnh bắt buộc lưu trữ vĩnh viễn

Tại số thứ tự 32 và 33, mục 1.2.2 “Đại hội chính thức”, phần I Phụ lục 1 ban hành kèm theo Hướng dẫn 24-HD/VPTW năm 2026, cơ quan chức năng quy định cụ thể các tài liệu của đại hội đảng bộ cấp tỉnh thuộc diện bảo quản vĩnh viễn bao gồm:

• Nghị quyết đại hội: Văn kiện mang tính quyết sách cao nhất của đại hội đảng bộ tỉnh, xác định phương hướng, mục tiêu, chỉ tiêu và nhiệm vụ công tác trong toàn khóa;
• Biên bản và nhật ký đại hội: Bản ghi chép toàn diện, chi tiết tiến trình đại hội, các ý kiến thảo luận, tranh luận, các bước biểu quyết và kiểm phiếu;
• Diễn văn bế mạc đại hội: Văn kiện đúc kết kết quả làm việc, hiệu triệu toàn thể cán bộ, đảng viên và nhân dân thực hiện thắng lợi mục tiêu nghị quyết;
• Báo cáo và thông báo kết quả đại hội: Tổng kết đánh giá kết quả nhân sự bầu cử, cơ cấu ban chấp hành, ban thường vụ, bí thư, phó bí thư, ủy ban kiểm tra tỉnh ủy;
• Các văn kiện chính thức của đại hội: Toàn bộ hệ thống văn kiện chính thức được ban hành, in ấn, lưu hành sau đại hội của đảng bộ cấp tỉnh.

Quy định lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ đại hội đảng bộ cấp xã, phường, đặc khu

Không chỉ riêng cấp tỉnh, cấp ủy cơ sở ở xã, phường, đặc khu đóng vai trò là nền tảng của tổ chức Đảng, là nơi đưa nghị quyết vào cuộc sống thường nhật của nhân dân. Tại số thứ tự 31 và 32, mục 1.2.2 “Đại hội chính thức”, phần I Phụ lục 2 ban hành kèm theo Hướng dẫn 24-HD/VPTW năm 2026, các nhóm tài liệu đại hội cấp xã thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn gồm:

• Nghị quyết, biên bản, nhật ký đại hội đảng bộ cấp xã;
• Diễn văn bế mạc đại hội cấp xã;
• Báo cáo, thông báo kết quả đại hội đảng bộ cấp xã;
• Toàn bộ các văn kiện chính thức phát hành của đại hội cấp xã.

Quy định đồng bộ này khẳng định sự trân trọng tính liên tục trong lịch sử tổ chức Đảng từ trung ương tới tận cấp ủy cơ sở, khắc phục triệt để tình trạng thất lạc hoặc tiêu hủy nhầm hồ sơ đại hội cấp xã từng xảy ra trong giai đoạn trước đây.

Điểm mới thay thế quy định cũ và yêu cầu nghiệp vụ đối với văn thư, lưu trữ

Hướng dẫn 24-HD/VPTW năm 2026 có hiệu lực thi hành từ ngày 03/10/2026, chính thức thay thế Hướng dẫn 35-HD/VPTW năm 2010 của Văn phòng Trung ương Đảng về thời hạn bảo quản mẫu tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng cấp tỉnh, cấp huyện.

Để đảm bảo việc thực thi đúng quy định, các cấp ủy đảng và đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cấp tỉnh, cấp xã cần chú trọng các nội dung then chốt sau:

1. Thu thập đầy đủ và lập hồ sơ đồng bộ: Ngay sau khi bế mạc đại hội, tiểu ban văn kiện và đoàn thư ký đại hội có trách nhiệm phối hợp với văn phòng cấp ủy thu thập toàn vẹn bản thảo có bút tích, biên bản gốc, kết quả kiểm phiếu và văn kiện chính thức để hoàn thiện hồ sơ đại hội;
2. Tuyệt đối không tiêu hủy tài liệu vĩnh viễn: Trong các đợt rà soát, chỉnh lý tài liệu lưu trữ hết hạn, hội đồng xác định giá trị tài liệu tuyệt đối không được đưa các văn kiện, biên bản, nghị quyết đại hội vào danh mục tiêu hủy;
3. Chuyển giao và số hóa tài liệu: Hồ sơ đại hội cấp tỉnh, cấp xã cần được bảo quản trong kho chuyên dụng đạt chuẩn kỹ thuật, đồng thời tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ theo quy chuẩn hiện hành nhằm phục vụ khai thác thuận tiện và bảo đảm an toàn thông tin mật.

Việc nắm rõ và tuân thủ chặt chẽ thời hạn lưu trữ vĩnh viễn đối với hồ sơ đại hội theo văn bản chỉ đạo mới nhất giúp các cơ quan, tổ chức đảng gìn giữ trọn vẹn di sản lịch sử của Đảng bộ qua các nhiệm kỳ xây dựng và phát triển.