HƯỚNG DẪN

THỰC HIỆN "BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN MẪU NHỮNG TÀI LIỆU CHỦ YẾU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG Ở CẤP TỈNH" VÀ "BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN MẪU NHỮNG TÀI LIỆU CHỦ YẾU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG Ở CẤP HUYỆN"

Căn cứ Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 06-3-2009 của Ban Bí thư Trung ương Đảng (khoá X) về Phông Lưu trữ đảng Cộng sản Việt Nam; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, ngày 08-4-2004 của Chính phủ về "Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia"; thực hiện Kết luận Hội nghị toàn quốc tổng kết công tác văn thư, lưu trữ đảng và tổ chức chính trị - xã hội (2007 - 2009), Văn phòng Trung ương Đảng ban hành và hướng dẫn thực hiện "Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở cấp tỉnh" và "Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở cấp huyện" như sau :

1- Về phạm vi và đối tượng áp dụng của hai Bảng thời hạn bảo quản mẫu

- "Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở cấp tỉnh" và "Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở cấp huyện" chỉ đề cập đến những nhóm tài liệu, hồ sơ chủ yếu, tiêu biểu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng cấp tỉnh và cấp huyện.

Đối với cấp tỉnh là những nhóm tài liệu, hồ sơ chủ yếu, tiêu biểu hình thành trong quá trình hoạt động của đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, ban chấp hành đảng bộ tỉnh, các ban, báo, nhà xuất bản, trường chính trị, các đảng uỷ, đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc tỉnh uỷ.

Đối với cấp huyện là những nhóm tài liệu, hồ sơ chủ yếu, tiêu biểu hình thành trong quá trình hoạt động của đại hội đại biểu đảng bộ huyện, ban chấp hành đảng bộ huyện, các ban huyện uỷ, các đảng uỷ xã phường.

- Đối tượng áp dụng của các bảng thời hạn bảo quản mẫu này chủ yếu đối với tài liệu giấy (tài liệu hành chính). Tài liệu kỹ thuật (bản vẽ, thiết kế, thi công công trình…), tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử… không thuộc đối tượng áp dụng của hai bảng thời hạn bảo quản này.

- Thời hạn bảo quản của tài liệu kế toán thực hiện theo Nghị định số 128/2004/NĐ-CP, ngày 31-5-2004 của Chính phủ "quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước" và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP, ngày 31-5-2004 của Chính phủ "quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh".

2- Về các mức thời hạn bảo quản được quy định trong hai Bảng thời hạn bảo quản mẫu

- Thời hạn bảo quản của các hồ sơ, tài liệu trong bảng thời hạn bảo quản mẫu được định theo các mức độ như sau : vĩnh viễn, 70 năm, 20 năm, 10 năm, 5 năm, 1 năm.

+ Thời hạn bảo quản vĩnh viễn được áp dụng cho những loại hồ sơ, tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ, những mặt hoạt động cơ bản, chủ yếu của Đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, đại hội đại biểu đảng bộ huyện; ban chấp hành đảng bộ tỉnh, ban chấp hành đảng bộ huyện, các ban tham mưu, giúp việc tỉnh uỷ, huyện uỷ; các đảng uỷ, đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc tỉnh uỷ; các đảng bộ, chi bộ trực thuộc huyện uỷ; các báo, nhà xuất bản, trường chính trị trực thuộc tỉnh uỷ; những tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước liên quan đến hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở cấp tỉnh và cấp huyện và những tài liệu có ý nghĩa lịch sử khác.

+ Thời hạn bảo quản 70 năm được áp dụng đối với những tài liệu về từng nhân sự cụ thể, trừ các nhân sự lãnh đạo chủ chốt cấp tỉnh, cấp huyện.

+ Thời hạn bảo quản 20 năm được áp dụng đối với những tài liệu, nhóm tài liệu có giá trị lịch sử thấp như : báo cáo khảo sát, báo cáo chuyên đề của các cấp, các ngành, phục vụ việc nghiên cứu để xây dựng các dự thảo văn kiện; các bản dự thảo văn bản tỉnh uỷ có bút tích sửa chữa của thường trực tỉnh uỷ (đã có bản chính); đơn, thư của cán bộ, đảng viên và nhân dân gửi đến góp ý về chủ trương, đường lối; sổ tay công tác của lãnh đạo (không phải là uỷ viên Trung ương); …

+ Thời hạn bảo quản 10 năm được áp dụng đối với những tài liệu, nhóm tài liệu có giá trị thực tiễn trong khoảng thời gian ngắn, giá trị lịch sử thấp hoặc những tài liệu có thông tin được phản ánh trong những tài liệu khác…, như : tài liệu của các cơ quan cấp trên chỉ đạo, hướng dẫn chung các địa phương trong cả nước không liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đảng; tài liệu các hội nghị tổng kết, hội nghị chuyên đề do các cơ quan chủ quản ở cấp trung ương tổ chức; báo cáo sơ kết tình hình công tác tháng, quý, 6 tháng; đơn, thư của cán bộ, đảng viên và nhân dân gửi đến góp ý về chủ trương, đường lối; phiếu bầu cử; sổ đăng ký công văn đi, đến…

+ Thời hạn bảo quản 5 năm, 1 năm được áp dụng đối với những tài liệu có tính chất hành chính sự vụ, giao dịch thông thường, những tài liệu gửi để biết, ít liên quan hoặc không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, như : dự thảo văn bản không có bút tích của thường trực cấp uỷ; đơn, thư gửi đến không có ý kiến giải quyết của lãnh đạo cơ quan, tổ chức; báo cáo sơ kết tháng, quý, 6 tháng của các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc gửi đến; sổ chuyển công văn đi, đến; thông báo, công văn mời họp, giới thiệu chữ ký, hành chính sự vụ thông thường…

- Những hồ sơ, nhóm tài liệu có ký hiệu "ĐG" (đánh giá), khi hết thời hạn bảo quản được xác định, phải tiến hành đánh giá lại giá trị của hồ sơ, nhóm tài liệu đó; nếu thấy còn nhu cầu khai thác, sử dụng thì gia hạn thêm thời hạn bảo quản. Mức thời hạn bảo quản gia hạn thêm ít nhất bằng mức thời hạn bảo quản đã xác định trước. Những hồ sơ, nhóm tài liệu không có ký hiệu "ĐG", khi hết thời hạn bảo quản được xác định sẽ loại ra khỏi phông và làm các thủ tục xét huỷ.

3- Về cách tính thời hạn bảo quản

Thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu được tính từ ngày 01-01 của năm tiếp liền sau năm công việc kết thúc và hoàn chỉnh việc lập hồ sơ, tài liệu về công việc đã kết thúc đó.

4- Về cấu tạo của hai Bảng thời hạn bảo quản mẫu

Bảng thời hạn bảo quản được chia thành 4 cột mục như sau :

- Cột 1 : ghi số thứ tự các hồ sơ, nhóm tài liệu. Số thứ tự các hồ sơ, nhóm tài liệu được đánh liên tục bắt đầu từ 01 đến hết.

- Cột 2 : ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ và tên các hồ sơ, nhóm tài liệu.

- Cột 3 : ghi thời hạn bảo quản của các hồ sơ, nhóm tài liệu.

- Cột 4 : ghi những điều ghi chú cần thiết liên quan đến hồ sơ, nhóm tài liệu hoặc tài liệu.

5- Một số điểm lưu ý khi sử dụng hai Bảng thời hạn bảo quản mẫu

- Thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu không được xác định thấp hơn so với thời hạn được quy định trong bảng thời hạn bảo quản mẫu.

- Thời hạn bảo quản của hồ sơ, nhóm tài liệu trong bảng thời hạn bảo quản mẫu được quy định theo những tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ở điều kiện bình thường. Khi sử dụng bảng thời hạn bảo quản này để xác định thời hạn bảo quản cho những phông lưu trữ chưa đầy đủ, hoàn chỉnh, thiếu tài liệu hoặc những tài liệu hình thành trong thời điểm lịch sử đặc biệt, tài liệu có vật liệu chế tác đặc biệt… phải căn cứ vào thực tiễn của tài liệu trong phông và vận dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu như thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông tài liệu, đặc điểm ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu để xác định.

Trường hợp phông lưu trữ thiếu những tài liệu phản ánh hoạt động chủ yếu của đơn vị hình thành phông, được phép nâng mức thời hạn bảo quản đối với những hồ sơ, tài liệu đã xác định lên mức thời hạn bảo quản cao nhất. Ví dụ : báo cáo sơ kết tình hình công tác tháng, quý, 6 tháng theo quy định có thời hạn bảo quản 10 năm ĐG khi không có báo cáo tổng kết năm sẽ được nâng thời hạn bảo quản lên mức vĩnh viễn.

- Nếu trong một hồ sơ có nhiều tài liệu có thời hạn bảo quản khác nhau thì thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo tài liệu có mức thời hạn bảo quản cao nhất.

- Việc quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu và việc giải mật tài liệu lưu trữ là hai vấn đề khác nhau. Thời hạn bảo quản tài liệu được hiểu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ tài liệu kể từ khi tài liệu kết thúc ở văn thư cho đến khi chúng hết giá trị (nếu hết giá trị rồi, không còn nhu cầu khai thác, sử dụng nữa thì có thể loại huỷ). Còn giải mật tài liệu là xóa bỏ độ mật đã được xác định của tài liệu (mật, tối mật, tuyệt mật). Tài liệu sau khi đã được giải mật thì có thể đưa ra để phục vụ rộng rãi, đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin của độc giả. Tài liệu sau khi đã được giải mật đưa vào sử dụng rộng rãi, tuỳ theo nội dung, giá trị tài liệu mà xác định thời hạn bảo quản theo các bản hướng dẫn này.

Ban hành kèm theo Hướng dẫn này "Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng cấp tỉnh" và "Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng cấp huyện". Hai Bảng thời hạn bảo quản này thay thế "Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu của Đảng ở địa phương và cơ sở" do Văn phòng Trung ương Đảng ban hành kèm theo Công văn số 1203-VPTW, ngày 05-6-1985.